Gia hạn visa du học sinh Nhật – Những điều bắt buộc phải nhớ để không bị rớt

Việc gia hạn visa du học sinh Nhật là thủ tục bắt buộc nếu bạn muốn tiếp tục học tập và sinh sống hợp pháp tại xứ sở hoa anh đào. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các điều kiện, quy trình và những lưu ý quan trọng để tránh bị rớt visa. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình, điều kiện, cách chuẩn bị hồ sơ và giải đáp những thắc mắc thường gặp liên quan đến việc gia hạn visa du học sinh tại Nhật Bản.

Thời hạn visa du học lần đầu tại Nhật

Khi lần đầu tiên đến Nhật Bản du học, visa của bạn thường có thời hạn từ 6 tháng đến 2 năm tùy thuộc vào khóa học và trường học. Thời hạn này được ghi rõ trên thẻ Zairyu Card (thẻ cư trú) mà bạn nhận được khi nhập cảnh. 

• Sinh viên đại học, cao đẳng: Visa thời hạn 2 năm
• Học sinh các trường tiếng Nhật lâu đời: 1 năm
• Học sinh các trường tiếng Nhật mới thành lập: 6 tháng

Việc theo dõi thời hạn visa là điều cực kỳ quan trọng vì nó quyết định khi nào bạn cần thực hiện gia hạn visa du học sinh Nhật.

Điều kiện gia hạn visa du học sinh Nhật

Để thực hiện gia hạn visa du học sinh Nhật thành công, bạn cần đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt về học tập và tài chính. Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ xem xét kỹ lưỡng hồ sơ để đảm bảo bạn thực sự học tập nghiêm túc và có khả năng duy trì cuộc sống tại Nhật.

Điều kiện về học tập

Tỷ lệ chuyên cần là một trong những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến việc xét duyệt gia hạn visa du học sinh Nhật. Các trường tại Nhật thường tính tỷ lệ này dựa trên tổng số tiết học mà sinh viên tham gia trong tháng, không phải số buổi học. Nếu tỷ lệ chuyên cần giảm xuống dưới 80%, khả năng visa bị từ chối sẽ rất cao. Đối với sinh viên các trường đại học, yêu cầu còn khắt khe hơn – tỷ lệ đi học phải đạt từ 90% trở lên. Ngoài ra, việc đi học trễ hoặc tự ý rời lớp sớm cũng có thể bị tính là vắng mặt, ảnh hưởng đến điểm chuyên cần.

Trong trường hợp có lý do chính đáng như bị ốm, bạn nên chủ động gọi điện báo với nhà trường để được ghi nhận và không bị trừ vào tỷ lệ chuyên cần. Hãy xây dựng thói quen đi học đều đặn và đúng giờ để không bị đánh giá tiêu cực trong quá trình xét gia hạn visa.

Điều kiện về học phí

Điều kiện tài chính là một yếu tố không thể thiếu trong việc gia hạn visa du học sinh Nhật. Bạn cần chứng minh khả năng tài chính để chi trả học phí và sinh hoạt phí trong thời gian gia hạn. Điều này bao gồm việc đã thanh toán đầy đủ học phí cho kỳ học hiện tại và không có khoản nợ nào với trường.

Ngoài ra, một trong những yêu cầu bắt buộc để gia hạn visa du học sinh Nhật là bạn phải hoàn tất việc đóng học phí cho năm học thứ hai trước khi kết thúc năm học thứ nhất 3 tháng. Điều này chứng minh bạn đủ khả năng tài chính để tiếp tục học tập tại Nhật Bản. 

Đối với sinh viên có thu nhập từ công việc bán thời gian (baito), việc kê khai thu nhập đầy đủ và đóng thuế đúng quy định cũng là điều kiện quan trọng. Thu nhập từ baito có thể được tính vào khả năng tài chính, nhưng phải tuân thủ quy định về số giờ làm việc tối đa cho du học sinh.

Quy trình gia hạn visa du học sinh tại Nhật

Việc gia hạn visa du học sinh Nhật nên được thực hiện trước khi visa hết hạn khoảng 2 tháng. Dưới đây là các bước cụ thể:

Chuẩn bị hồ sơ gia hạn

Việc chuẩn bị hồ sơ là bước quan trọng nhất trong quy trình gia hạn visa du học sinh Nhật. Hồ sơ cần bao gồm các giấy tờ sau: 

• Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (在留期間更新許可申請書)
• Hộ chiếu gốc và bản photo
• Thẻ cư trú (在留カード)
• Ảnh thẻ (3×4 hoặc 4×3, nền trắng)
• Giấy chứng nhận học tập và bảng điểm gần nhất
• Giấy chứng nhận nộp học phí (hoặc biên lai đóng học phí)
• Giấy tờ chứng minh tài chính (sổ tiết kiệm, bảng lương, giấy bảo lãnh…)
• Thư xác nhận từ trường (có thể do nhà trường cung cấp)

Lưu ý rằng mỗi trường có thể yêu cầu thêm một vài giấy tờ khác. Bạn nên kiểm tra kỹ với văn phòng sinh viên quốc tế.

Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần nộp trực tiếp tại cục xuất nhập cảnh có thẩm quyền trong khu vực bạn sinh sống. Việc nộp hồ sơ gia hạn visa du học sinh Nhật cần thực hiện trong giờ hành chính và bạn nên đến sớm để tránh xếp hàng chờ đợi lâu.

Khi nộp hồ sơ, cán bộ sẽ kiểm tra tính đầy đủ của giấy tờ và có thể hỏi một số câu hỏi cơ bản về tình hình học tập. Bạn cần trả lời một cách chân thật và tự tin. Nếu hồ sơ còn thiếu sót, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung và nộp lại.

Thanh toán chi phí gia hạn visa

Chi phí gia hạn visa du học sinh Nhật hiện tại là 4.000 yen, thanh toán bằng tem thuế (revenue stamps) mua tại bưu điện hoặc các cửa hàng tiện lợi. Bạn cần mua tem thuế trước khi đến nộp hồ sơ và dán vào đơn xin gia hạn đúng vị trí quy định.

Lưu ý rằng chi phí này có thể thay đổi theo thời gian và chỉ được thanh toán bằng tem thuế, không nhận tiền mặt. Ngoài chi phí chính thức, bạn cũng nên tính toán các chi phí phụ như phí dịch thuật, phí photo, chi phí đi lại để chuẩn bị ngân sách phù hợp.

Những lưu ý quan trọng để gia hạn visa đúng hạn, không bị từ chối

Để đảm bảo việc gia hạn visa du học sinh Nhật thành công, bạn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và lưu ý sau. Những sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc bị từ chối gia hạn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch học tập.

Không nghỉ học quá nhiều

Bạn tuyệt đối không được nghỉ học quá 20% tổng số buổi học trong kỳ. Cụ thể, nếu một kỳ học có 200 buổi học, bạn chỉ được phép nghỉ tối đa 40 buổi. Việc nghỉ học không lý do chính đáng sẽ được tính vào tỷ lệ vắng mặt và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng gia hạn visa du học sinh Nhật.

Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến việc đi học đúng giờ và tham gia đầy đủ các hoạt động của trường. Việc đến muộn thường xuyên hoặc về sớm cũng có thể bị tính là vắng mặt một phần và ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt.

Không nợ học phí

Nộp học phí đúng hạn là tiêu chí thể hiện năng lực tài chính và thái độ học tập nghiêm túc của du học sinh. Nếu gặp khó khăn về tài chính, bạn nên chủ động liên hệ với phòng hành chính của trường để tìm giải pháp như gia hạn thanh toán hoặc hỗ trợ học bổng. Việc trì hoãn hoặc né tránh thanh toán học phí sẽ để lại hồ sơ xấu và ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng gia hạn visa du học sinh Nhật.

Gia hạn visa trước khi hết hạn

Thời điểm thực hiện gia hạn visa du học sinh Nhật cực kỳ quan trọng. Bạn cần bắt đầu quy trình gia hạn từ 3 tháng trước khi visa hết hạn và hoàn tất thủ tục ít nhất 2 tuần trước ngày hết hạn. Việc để visa hết hạn trước khi gia hạn sẽ dẫn đến tình trạng bất hợp pháp và có thể bị trục xuất.

Trong trường hợp đặc biệt, nếu hồ sơ gia hạn visa du học sinh Nhật đang được xét duyệt và visa sắp hết hạn, bạn có thể xin giấy chứng nhận đang chờ xét duyệt từ cục xuất nhập cảnh. Giấy này sẽ giúp bạn duy trì tình trạng hợp pháp cho đến khi có kết quả.

Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

Gia hạn visa mất bao lâu?

Thời gian xử lý gia hạn visa du học sinh Nhật thường dao động từ 2-8 tuần tùy thuộc vào tính phức tạp của hồ sơ và lượng công việc tại cục xuất nhập cảnh. Trong những tháng cao điểm như tháng 3-4 và tháng 9-10, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn do số lượng hồ sơ tăng cao.

Có thể gia hạn visa online không?

Hiện tại, việc gia hạn visa du học sinh Nhật chưa thể thực hiện hoàn toàn online. Bạn vẫn cần nộp hồ sơ trực tiếp tại cục xuất nhập cảnh có thẩm quyền. Tuy nhiên, một số thủ tục hỗ trợ như đăng ký hẹn trước có thể thực hiện qua website của cục xuất nhập cảnh.

Hết hạn visa rồi có gia hạn được không?

Nếu visa đã hết hạn, việc gia hạn visa du học sinh Nhật sẽ trở nên cực kỳ khó khăn và có thể bị từ chối. Trong trường hợp này, bạn đã ở lại Nhật Bản bất hợp pháp và có thể phải chịu các biện pháp xử lý nghiêm khắc như bị trục xuất và cấm nhập cảnh trong một thời gian nhất định.

Gia hạn visa là một bước quan trọng không thể bỏ qua trong hành trình du học tại Nhật. Đừng chủ quan với thủ tục này bởi chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến bạn bị từ chối hoặc ảnh hưởng đến kế hoạch học tập, sinh sống. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết về gia hạn visa du học sinh Nhật trong bài viết này, bạn đã nắm rõ cách chuẩn bị và thực hiện đúng quy trình để không rơi vào tình huống bị động.

—

T-connect tự hào là đơn vị hàng đầu mang đến dịch vụ viễn thông tiện lợi và tiết kiệm cho cộng đồng người Việt tại Nhật Bản. Với đội ngũ hỗ trợ bằng tiếng Việt thân thiện và các sản phẩm đa dạng như SIM, wifi, data,… T-connect luôn đồng hành cùng du học sinh Việt Nam trong hành trình chinh phục ước mơ tại đất nước mặt trời mọc.