Hướng dẫn chi tiết 5 phần trong cách ghi giấy giảm thuế ở Nhật cho người mới

Việc sinh sống và làm việc tại Nhật Bản đồng nghĩa với việc bạn cần hiểu và tuân thủ một số quy định về thuế, trong đó có giấy tờ gọi là giấy giảm thuế. Đây là biểu mẫu rất quan trọng giúp bạn được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đặc biệt nếu bạn có người phụ thuộc, hoặc thuộc các diện được miễn giảm đặc biệt (góa phụ, người khuyết tật…). Vậy cách ghi giấy giảm thuế ở Nhật như thế nào? Hãy để T-Connect hướng dẫn bạn chi tiết trong bài viết này!

Giấy giảm thuế ở Nhật là gì?

Giấy giảm thuế ở Nhật (tiếng Nhật: 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 – Kyūyo shotokusha no fuyō kōjo-tō (idō) shinkokusho) là một loại biểu mẫu bắt buộc mà người lao động tại Nhật Bản cần điền và nộp cho công ty, nhằm khai báo thông tin người phụ thuộc và tình trạng gia đình để:

• Xác định số thuế thu nhập cá nhân (所得税) mà bạn phải nộp hàng tháng
• Giúp bạn được khấu trừ thuế theo đúng quyền lợi (ví dụ: có vợ/chồng, con nhỏ, bố mẹ già…)
• Là căn cứ để công ty thực hiện quyết toán thuế cuối năm (年末調整)

Những trường hợp sẽ được miễn giảm thuế ở Nhật bao gồm:

• Sinh viên đi làm: có thu nhập chịu thuế ước tính từ 750.000 yên/năm trở xuống
• Có người phụ thuộc: Bạn sẽ được giảm thuế nếu bạn nuôi dưỡng:
  • Con cái chưa đủ 16 tuổi
  • Con từ 16 đến dưới 23 tuổi: được khấu trừ thêm gọi là “特定扶養親族”
  • Vợ/chồng không có thu nhập hoặc thu nhập dưới 1.03 triệu yên/năm
  • Cha mẹ ruột, ông bà trên 60 tuổi sống cùng hoặc bạn có gửi tiền chu cấp thường xuyên (kể cả ở Việt Nam)
• Thuộc các diện được miễn giảm đặc biệt: góa phụ, người khuyết tật…
• Đóng các khoản bảo hiểm, chi phí xã hội: bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thất nghiệp.

Giấy giảm thuế ở Nhật vô cùng quan trọng, bởi vì nếu bạn không nộp giấy giảm thuế, cơ quan thuế sẽ:

• Tạm tính bạn không có ai phụ thuộc
• Khấu trừ thuế ở mức cao hơn bình thường
• Bạn sẽ mất một khoản tiền đáng kể mỗi tháng

Thời điểm và nơi nộp giấy giảm thuế

Thời điểm nộp giấy giảm thuế ở Nhật

Việc nộp giấy giảm thuế không phải chỉ 1 lần duy nhất, mà sẽ cần được nộp định kỳ hoặc khi có thay đổi, cụ thể:

• Khi mới bắt đầu làm việc tại công ty: Bất kể bạn là nhân viên chính thức, part-time hay arubaito, bạn phải nộp giấy này ngay khi ký hợp đồng hoặc trong những ngày đầu tiên đi làm. Điều này sẽ giúp công ty biết bạn có người phụ thuộc không, từ đó có thể tính chính xác thuế khấu trừ mỗi tháng.
• Cuối năm, vào khoảng tháng 11 ~ 12 hàng năm: Đây là thời điểm công ty tổng hợp để thực hiện quyết toán thuế cuối năm. Bạn cần kiểm tra và cập nhật lại thông tin: có thay đổi người phụ thuộc không, còn đủ điều kiện khấu trừ không,…
• Khi có sự thay đổi trong gia đình: ví dụ như kết hôn, sinh con, ly hôn, người phụ thuộc mất quyền lợi khấu trừ… Khi đó, bạn cần nộp lại giấy mới để cập nhật thông tin cho công ty kịp thời

Địa điểm nộp giấy giảm thuế ở Nhật

Để nộp giấy giảm thuế ở Nhật, bạn không cần gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, mà chỉ cần nộp cho công ty bạn đang làm việc:

• Cụ thể là Bộ phận Tổng vụ (総務) hoặc Nhân sự (人事)
• Họ sẽ tổng hợp và gửi thông tin cho sở thuế (税務署) theo đúng quy trình.

Bạn cần lưu ý rằng:

• Chỉ nộp 1 giấy giảm thuế duy nhất tại nơi có thu nhập chính (nơi lương cao hơn) nếu bạn làm nhiều chỗ
• Không nên nộp cùng lúc cho 2 công ty → có thể bị đánh thuế sai hoặc bị truy thu

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xin giảm thuế ở Nhật

Những giấy tờ cần chuẩn bị để xin giảm thuế ở Nhật, đặc biệt áp dụng khi bạn điền và nộp giấy giảm thuế hằng năm hoặc khi có thay đổi liên quan đến người phụ thuộc gồm:

• Giấy giảm thuế: Biểu mẫu chính do công ty cung cấp hoặc tải từ trang web của Cục Thuế. Tải tại đây.
• Thẻ My Number
• Trong trường hợp có người phụ thuộc, cần chuẩn bị hồ sơ người phụ thuộc: giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân, chứng từ chuyển tiền
• Trong trường hợp thuộc diện đặc biệt, cần giấy tờ chứng minh
• Trong trường hợp có đóng các khoản bảo hiểm xã hội, cần có giấy xác nhận đóng bảo hiểm quốc dân, quốc dân hưu trí…

Hướng dẫn chi tiết 5 phần trong cách ghi giấy giảm thuế ở Nhật 

Cách ghi giấy giảm thuế ở Nhật có vẻ phức tạp vì toàn tiếng Nhật, nhưng nếu hiểu rõ từng mục, bạn sẽ thấy khá đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 5 phần trong cách ghi giấy giảm thuế ở Nhật từng phần cụ thể, theo thứ tự từ trên xuống dưới biểu mẫu:

Phần 1 – Khai báo thông tin cơ bản

Đây là phần thông tin tổng quan xác định bạn là ai và giấy này dùng cho năm nào:

• 年分: Năm áp dụng (VD: 令和7年 = năm 2025)
• 氏名: Họ tên bạn (katakana hoặc chữ in hoa)
• 個人番号: Số My Number (12 số)
• 勤務先名: Tên công ty bạn đang làm
• 勤務先所在地: Địa chỉ công ty
• 提出日: Ngày nộp giấy (dùng lịch Nhật hoặc dương lịch)

Phần A – Vợ/chồng là đối tượng khấu trừ (配偶者控除)

Nếu bạn đã kết hôn, và vợ hoặc chồng của bạn có thu nhập thấp (dưới 1.03 triệu yên/năm) hoặc không đi làm hãy điền vào phần này:

• 氏名（しめい）: Họ tên vợ/chồng
• 続柄（ぞくがら: Quan hệ với bạn, ghi “妻” (vợ) hoặc “夫” (chồng)
• 生年月日（せいねんがっぴ）: Ngày tháng năm sinh
• 所得の見積額（しょとくのみつもくがく）: Thu nhập dự kiến trong năm
• 同居 or 別居（どうきょ／べっきょ）: Sống cùng / sống riêng
• 障害者（しょうがいしゃ）: Người khuyết tật → tích nếu đúng

Trường hợp vợ/chồng đang ở Việt Nam vẫn có thể khai nếu bạn chuyển tiền hỗ trợ và có đầy đủ giấy tờ chứng minh

Phần B – Người phụ thuộc khác (扶養親族控除)

Nếu như bạn có người phụ thuộc là:

• Con cái (ở Nhật hoặc ở Việt Nam)
• Bố mẹ ruột/ông bà mà bạn gửi tiền nuôi dưỡng
• Người thân khác đủ điều kiện (đã sống phụ thuộc, không có thu nhập)

thì bạn đủ điều kiện để điền vào ô này:

• 氏名: Họ tên người phụ thuộc
• 生年月日: Ngày sinh
• 続柄（ぞくがら）: Quan hệ với bạn (VD: 子＝con, 父＝cha, 母＝mẹ)
• 所得の見積額: Thu nhập ước tính của người phụ thuộc
• 老人扶養親族（ろうじんふようしんぞく）: Người già phụ thuộc (≥70 tuổi) -> tích nếu đúng
• 特定扶養親族（とくていふよう）: Con từ 16-22 tuổi -> tích nếu đúng
• 障害者: Người khuyết tật → tích nếu đúng

Phần C – Trường hợp đặc biệt được khấu trừ thêm (寡婦・障害者控除など)

Phần này sẽ được điền nếu bạn là một trong các trường hợp sau:

• Góa phụ/góa chồng chưa tái hôn
• Người khuyết tật
• Cha/mẹ đơn thân có con nhỏ chưa kết hôn

Cách điền:

• Đánh dấu vào ô tương ứng theo tình trạng bản thân
  • 寡婦（かふ）: Góa phụ
  • 寡夫（かふ）: Góa chồng
  • ひとり親: Cha/mẹ đơn thân
  • 障害者控除: Giảm thuế cho người khuyết tật
• Ghi thêm tên người phụ thuộc tương ứng nếu có

Lưu ý: Chỉ tích nếu thuộc một trong các nhóm trên + có giấy tờ chứng minh

Phần D – Người phụ thuộc không sống cùng (別居の扶養親族)

Bạn điền phần này khi bạn có:

• Người phụ thuộc không sống cùng bạn
• Thường là người thân ở Việt Nam, ví dụ: cha mẹ, con

Hướng dẫn cách điền:

• 氏名: Họ tên người phụ thuộc
• 続柄: Quan hệ
• 生年月日: Ngày sinh
• 住所: Địa chỉ nơi sống (có thể ghi “Vietnam”)
• 送金の有無（そうきん）: Có gửi tiền không → tích “あり (có)”

Lưu ý: Phải có giấy khai sinh, giấy chuyển tiền, bản dịch công chứng

Phần E – Dành cho công ty (勤務先記入欄)

Phần này do công ty bạn đang làm việc điền, bạn không cần ghi gì vào đây. Công ty sẽ sử dụng phần này để hoàn tất thông tin hành chính và gửi lên cơ quan thuế.

Một số lưu ý khi điền giấy giảm thuế

Khi điền giấy giảm thuế ở Nhật, bạn cần đặc biệt cẩn thận vì chỉ cần sai sót nhỏ cũng có thể khiến bạn bị khấu trừ thuế sai, mất quyền lợi hoặc phải làm lại giấy tờ từ đầu. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp bạn tránh nhầm lẫn:

• Ghi đúng số My Number (個人番号): đây là mục quan trọng, ghi sai sẽ bị trả lại giấy
• Không khai trùng người phụ thuộc với vợ/chồng: nếu cả hai cùng khai một người thì sẽ bị từ chối khấu trừ
• Chỉ khai tại công ty có thu nhập chính: nếu bạn làm nhiều chỗ, chỉ khai tại nơi có lương cao hơn
• Người phụ thuộc ở Việt Nam cần đủ giấy tờ bao gồm: giấy khai sinh/hộ khẩu dịch công chứng và chứng từ chuyển tiền
• Người phụ thuộc phải có thu nhập thấp: nếu người phụ thuộc có thu nhập quá giới hạn, bạn sẽ không được miễn giảm
• Không được viết sai chính tả tên người: nên viết bằng chữ in hoa hoặc katakana để tránh nhầm lẫn
• Ký tên tay, không dùng dấu: chữ ký phải rõ ràng, không dùng bút chì hoặc bút màu
• Nộp đúng hạn cho công ty: thường vào cuối năm (tháng 11 ~ 12), hoặc khi mới vào làm

Việc hiểu và điền đúng cách ghi giấy giảm thuế ở Nhật không chỉ giúp bạn được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hợp lý, mà còn tránh bị mất quyền lợi hay bị truy thu vào cuối năm. Hy vọng hướng dẫn chi tiết cách ghi giấy giảm thuế ở Nhật trong bài viết này đã giúp bạn yên tâm hơn khi làm thủ tục tại công ty. Nếu còn băn khoăn về trường hợp cá nhân của mình, đừng ngần ngại hỏi bộ phận nhân sự hoặc nhờ người có kinh nghiệm hỗ trợ nhé!