Cách chuyển địa chỉ ở Nhật 2025: Đơn giản, nhanh gọn, không lo thiếu sót!

Nếu bạn sắp chuyển nhà tại Nhật, đừng chỉ lo việc đóng gói đồ đạc, còn hàng loạt thủ tục hành chính bắt buộc đang chờ bạn xử lý đúng hạn, đặc biệt là thủ tục chuyển địa chỉ ở Nhật. Chỉ cần thiếu một bước nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi cư trú, bảo hiểm hoặc dịch vụ thiết yếu của bạn. Bài viết dưới đây, T-Connect sẽ hướng dẫn toàn bộ quy trình cập nhật địa chỉ mới từ A-Z theo quy định mới nhất năm 2025, đặc biệt hữu ích cho người nước ngoài như du học sinh, kỹ sư, thực tập sinh, người lao động đang sinh sống tại Nhật.

Cần chuẩn bị gì những gì trước khi chuyển địa chỉ ở Nhật?

Trước khi chính thức chuyển địa chỉ ở Nhật, việc chuẩn bị kỹ càng các việc sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và không bị gián đoạn các dịch vụ quan trọng:

Tìm nhà mới và xác định ngày chuyển

Việc đầu tiên là bạn cần tìm được nhà mới và ký hợp đồng thuê. Sau đó, xác định rõ ngày chuyển nhà, vì toàn bộ thủ tục hành chính đều dựa trên mốc thời gian này. Lưu ý:

• Hạn đăng ký chuyển đi: trước khi rời địa chỉ cũ
• Hạn đăng ký chuyển đến: trong vòng 14 ngày sau khi dọn về nhà mới

Việc xác định ngày chuyển rõ ràng giúp bạn chủ động sắp xếp giấy tờ, lịch hẹn với cơ quan hành chính và dịch vụ tiện ích.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết

Bạn sẽ cần những loại giấy tờ sau cho thủ tục chuyển địa chỉ ở Nhật:

• Thẻ cư trú (在留カード): bắt buộc để làm bất kỳ thủ tục hành chính nào
• My Number Card hoặc giấy thông báo số My Number (通知カード): dùng khi cập nhật thông tin tại cơ quan, ngân hàng, bưu điện, v.v.
• Hộ chiếu (passport): đôi khi được yêu cầu để xác minh thông tin
• Con dấu cá nhân (印鑑): không bắt buộc ở mọi nơi, nhưng nên mang theo phòng khi cần
• Bản sao hợp đồng thuê nhà mới: để xác minh địa chỉ khi đăng ký chuyển đến (nhiều nơi không yêu cầu, nhưng có vẫn tốt hơn)

Đặt lịch với các dịch vụ hỗ trợ chuyển nhà

Tùy theo hoàn cảnh, bạn có thể:

• Thuê dịch vụ chuyển nhà trọn gói (アート引越センター, サカイ引越センター…): họ có thể hỗ trợ cả tháo lắp, đóng gói, vận chuyển
• Tự thuê xe tải hoặc nhờ bạn bè hỗ trợ chuyển đồ
• Đăng ký chuyển tiếp thư với bưu điện (JP Post)

Thủ tục cập nhật địa chỉ mới

Sau khi bạn chuyển đến nơi ở mới, việc đầu tiên cần làm là hoàn tất thủ tục hành chính để cập nhật địa chỉ. Việc này được chia thành 2 bước: đăng ký chuyển đến và cập nhật thẻ cư trú. Đây là quy trình bắt buộc theo quy định của chính phủ Nhật Bản, đặc biệt với người nước ngoài đang lưu trú dài hạn.

Đăng ký chuyển đến

Khi bạn dọn về nơi ở mới, trong vòng 14 ngày tính từ ngày chuyển, bạn bắt buộc phải đến Ủy ban nhân dân (UBND) cấp quận/huyện/thành phố nơi bạn đang sống mới để khai báo chuyển đến.

Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Giấy chuyển đi (転出証明書): giấy này bạn đã được cấp ở UBND nơi ở cũ.
• Thẻ cư trú (在留カード): giấy tờ quan trọng để xác nhận tình trạng lưu trú tại Nhật.
• Thẻ My Number hoặc giấy thông báo số cá nhân: phục vụ việc quản lý hành chính.
• Hộ chiếu: một số địa phương có thể yêu cầu để đối chiếu thông tin.
• Con dấu cá nhân (nếu địa phương yêu cầu xác nhận bằng con dấu).

Tại quầy tiếp nhận, nhân viên sẽ kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn bạn điền mẫu đăng ký chuyển đến. Trong mẫu này, bạn sẽ cần điền thông tin cơ bản như họ tên, ngày sinh, quốc tịch, ngày chuyển đến, địa chỉ mới và thông tin hộ gia đình (nếu có người sống cùng).

Lưu ý rằng nếu bạn chuyển nhà trong cùng một thành phố hoặc khu vực hành chính, thay vì “đăng ký chuyển đến”, bạn sẽ thực hiện một loại thủ tục đơn giản hơn gọi là thay đổi địa chỉ cư trú nội bộ (住所変更届).

Cập nhật thẻ cư trú

Ngay sau khi đăng ký chuyển đến, bạn sẽ được cập nhật địa chỉ mới trực tiếp lên mặt sau của thẻ cư trú.

Cách thực hiện như sau:

• Cán bộ tại UBND sẽ ghi địa chỉ mới vào thẻ và đóng dấu xác nhận
• Bạn cần kiểm tra kỹ địa chỉ mới để đảm bảo không bị sai (đặc biệt là số phòng, tên tòa nhà)
• Nếu bạn sở hữu My Number Card, hãy chuyển sang quầy chuyên trách để cập nhật thông tin trong chip điện tử và nhập mã PIN xác nhận

Lưu ý, nếu không cập nhật địa chỉ mới đúng hạn bạn sẽ:

• Có thể bị nhắc nhở hoặc xử phạt hành chính
• Có nguy cơ ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm, trợ cấp hoặc khi gia hạn visa sau này

Cần cập nhật địa chỉ ở các cơ quan nào sau khi chuyển địa chỉ ở Nhật?

Sau khi hoàn tất thủ tục chuyển đến và cập nhật địa chỉ trên thẻ cư trú, bạn không nên dừng lại ở đó. Rất nhiều cơ quan, dịch vụ và hệ thống quản lý thông tin ở Nhật không liên kết tự động với UBND, nên bạn cần chủ động cập nhật địa chỉ để đảm bảo không bị gián đoạn dịch vụ hoặc thất lạc thư từ. Dưới đây là các nơi bạn cần thông báo địa chỉ mới:

• Bưu điện Nhật Bản (JP Post): Đăng ký chuyển tiếp thư (転送届) để thư từ gửi nhầm đến địa chỉ cũ vẫn được chuyển đến nơi ở mới trong vòng 1 năm.
• Ngân hàng: Cập nhật địa chỉ để tiếp tục nhận thư từ, sổ phụ hoặc thẻ mới; mỗi ngân hàng có quy trình khác nhau, thường phải tự thực hiện.
• Điện, nước, gas: Nếu chưa báo trước khi dọn nhà, bạn cần liên hệ để ngừng/hủy hợp đồng cũ và mở hợp đồng tại địa chỉ mới, tránh bị tính phí sai.
• Nhà mạng điện thoại và internet: Một số nhà mạng yêu cầu cập nhật hợp đồng hoặc địa chỉ hóa đơn khi bạn chuyển nhà, nên cần thực hiện càng sớm càng tốt.
• Bảo hiểm y tế, hưu trí quốc dân: Nếu bạn tham gia bảo hiểm độc lập (quốc dân), bạn cần báo lại với UBND mới để đảm bảo quyền lợi.
• Công ty hoặc trường học: Cập nhật giúp họ quản lý hồ sơ, bảo hiểm, lương và liên lạc khi cần thiết; một số nơi yêu cầu điền mẫu thay đổi địa chỉ.
• Ví điện tử và dịch vụ online (Amazon, Rakuten, PayPay…): Cập nhật địa chỉ để tránh sai sót khi giao hàng hoặc xác minh thông tin tài khoản.
• Cục xuất nhập cảnh: Chỉ cần thiết nếu bạn đang làm hồ sơ gia hạn hoặc thay đổi visa; thông tin sai lệch có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc trì hoãn.

Những câu hỏi thường gặp khi chuyển địa chỉ ở Nhật

Quy trình chuyển địa chỉ ở Nhật không quá phức tạp, nhưng nếu là lần đầu bạn thực hiện thì chắc chắn sẽ có nhiều thắc mắc. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất mà người Việt tại Nhật thường gặp khi chuyển nhà:

Không có My Number Card thì đăng ký chuyển địa chỉ ở Nhật được không?

Câu trả lời là ĐƯỢC.
Bạn không bắt buộc phải có thẻ My Number cứng (マイナンバーカード) để làm thủ tục chuyển địa chỉ. Nếu bạn chỉ có giấy thông báo số cá nhân (通知カード) thì vẫn có thể sử dụng để đăng ký tại UBND. Tuy nhiên, nếu bạn có thẻ cứng thì nên mang theo để cập nhật thông tin trực tiếp trên chip của thẻ.

Quên đăng ký chuyển địa chỉ ở Nhật trong 14 ngày có sao không?

Có thể bị xử phạt.
Theo quy định, bạn phải hoàn tất thủ tục đăng ký chuyển địa chỉ ở Nhật trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến nơi ở mới. Nếu trễ hạn, bạn có thể bị nhắc nhở, lập biên bản, hoặc nặng hơn là xử phạt hành chính. Việc chậm trễ cũng có thể ảnh hưởng đến hồ sơ visa, bảo hiểm, và các thủ tục hành chính khác.

Du học sinh chuyển phòng trong ký túc xá có cần khai báo?

Cần, nếu địa chỉ thay đổi.
Nếu bạn chuyển phòng mà dẫn đến thay đổi địa chỉ trên giấy tờ (ví dụ thay đổi số phòng, tầng, khu nhà khác), bạn vẫn cần khai báo lại tại UBND. Ngược lại, nếu chuyển trong cùng một căn hộ hoặc địa chỉ trên giấy tờ không đổi, thì có thể không cần khai.

Có thể khai online được không?

Có thể.
Hiện nay một số địa phương lớn như Tokyo, Osaka, Yokohama đã cho phép đăng ký chuyển địa chỉ ở Nhật online nếu bạn có My Number Card và mã pin điện tử. Tuy nhiên, việc đăng ký chuyển đến và cập nhật thẻ cư trú vẫn bắt buộc phải thực hiện trực tiếp tại UBND, vì thẻ cư trú cần được xác nhận và cập nhật thông tin tại chỗ.

Việc chuyển địa chỉ ở Nhật không chỉ đơn thuần là dọn nhà, mà là một quy trình hành chính bắt buộc, đòi hỏi bạn phải nắm rõ các thủ tục, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và cập nhật thông tin tại nhiều cơ quan liên quan. Nếu bạn đang có kế hoạch chuyển nhà trong thời gian tới, hãy lên danh sách công việc từ sớm để đảm bảo mọi thủ tục được xử lý đúng hạn và hợp pháp.

Và đừng quên, nếu bạn cần cài đặt wifi để internet nhanh chóng, giá hợp lý ngay sau khi chuyển đến, hãy tham khảo các gói SIM và Wi-Fi cố định từ T-Connect – nền tảng viễn thông đầu tiên dành riêng cho người Việt sống tại Nhật Bản. Thủ tục đăng ký đơn giản, hỗ trợ bằng tiếng Việt, giao hàng nhanh chóng tận nơi.