Hướng dẫn đổi địa chỉ ở Nhật theo 7 bước: từ A đến Z cho người không rành tiếng Nhật

Việc đổi địa chỉ ở Nhật là thủ tục hành chính bắt buộc nếu bạn chuyển nhà, dù là trong cùng thành phố hay sang tỉnh khác. Nếu bạn không thông báo với chính quyền địa phương đúng hạn, bạn có thể bị phạt hoặc ảnh hưởng đến các quyền lợi như bảo hiểm, thuế, bưu phẩm,… Đừng lo nếu bạn không giỏi tiếng Nhật, trong bài viết này, T-Connect sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể và dễ hiểu để hoàn tất thủ tục nhanh chóng.

Khi nào cần đổi địa chỉ ở Nhật?

Khi sinh sống tại Nhật Bản, việc thay đổi địa chỉ cư trú là một thủ tục hành chính bắt buộc mỗi khi bạn chuyển nhà. Dù là chuyển trong cùng khu vực hay sang tỉnh khác, bạn đều phải thông báo với chính quyền địa phương đúng hạn để cập nhật thông tin cá nhân và tránh rắc rối pháp lý. Dưới đây là các trường hợp cần thực hiện thủ tục đổi địa chỉ ở Nhật:

• Chuyển nhà trong cùng thành phố/quận: Bạn vẫn phải khai báo với văn phòng hành chính để cập nhật địa chỉ mới lên thẻ cư trú và các giấy tờ liên quan.
• Chuyển sang thành phố hoặc tỉnh khác: Bắt buộc làm giấy chuyển đi ở nơi cũ và giấy chuyển đến tại nơi mới để tránh bị phạt hoặc ảnh hưởng đến visa.
• Chuyển ra nước ngoài (về nước, chuyển quốc tịch…): Cần khai báo chuyển đi khỏi Nhật để dừng các nghĩa vụ liên quan đến thuế, bảo hiểm.
• Cả gia đình/chuyển hộ khẩu tập thể: Dù chỉ là người phụ thuộc, bạn vẫn phải làm thủ tục riêng nếu có tên trên thẻ cư trú.
• Chuyển nhà tạm thời nhưng dài hạn (trên 90 ngày): Một số địa phương vẫn yêu cầu khai báo nếu bạn sống lâu tại địa chỉ mới dù chưa cắt hợp đồng nhà cũ.

Thủ tục đổi địa chỉ ở Nhật nên hoàn tất trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ mới để tránh bị xử phạt hành chính.

>> Đọc thêm: Cách chuyển địa chỉ ở Nhật 2025: Đơn giản, nhanh gọn, không lo thiếu sót!

Thủ tục đổi địa chỉ ở Nhật cần những giấy tờ nào?

Để làm thủ tục đổi địa chỉ ở Nhật, bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ bắt buộc để nộp tại văn phòng hành chính (市役所 hoặc 区役所). Việc chuẩn bị đầy đủ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh phải đi lại nhiều lần. Các giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục đổi địa chỉ ở Nhật bao gồm:

• Thẻ cư trú (在留カード – Zairyuu Card): Bắt buộc mang theo để cập nhật địa chỉ mới ngay trên thẻ.
• Giấy chuyển đi (転出証明書 – Tenshutsu Shoumeisho): Được cấp khi bạn khai báo chuyển đi nếu chuyển sang thành phố/tỉnh khác.
• Thẻ My Number (マイナンバーカード) hoặc giấy thông báo số My Number: Cần để cập nhật địa chỉ mới lên hệ thống quản lý số cá nhân.
• Giấy tờ tùy thân khác (nếu có): Hộ chiếu, bằng lái xe,… có thể được yêu cầu để xác minh thêm.
• Sổ bảo hiểm quốc dân (国民健康保険証 – Kokumin Kenkou Hokenshou): Nếu bạn sử dụng bảo hiểm quốc dân, cần cập nhật địa chỉ mới.
• Giấy đăng ký người phụ thuộc (nếu có): Trong trường hợp bạn khai báo cho cả gia đình hoặc người thân.
• Hợp đồng thuê nhà mới hoặc giấy xác nhận nơi ở mới: Một số địa phương yêu cầu xác nhận nơi cư trú thực tế để hoàn tất thủ tục.

Hướng dẫn 7 bước đổi địa chỉ ở Nhật

Thủ tục đổi địa chỉ ở Nhật có thể khiến bạn bối rối nếu chưa quen với hành chính Nhật Bản hoặc không rành tiếng. Tuy nhiên, nếu hiểu đúng quy trình và chuẩn bị sẵn giấy tờ cần thiết, bạn hoàn toàn có thể tự làm trong vòng chưa đến 1 giờ. Hãy để T-Connect hướng dẫn 7 bước chi tiết giúp bạn hoàn tất việc đổi địa chỉ nhanh gọn và hợp lệ:

Bước 1: Khai báo chuyển đi

Trước khi rời nơi ở cũ, bạn cần đến văn phòng quận/huyện (区役所・市役所) tại địa phương hiện tại để điền giấy chuyển đi – 転出届 (tenshutsu todoke). Sau khi nộp xong, bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận chuyển đi – 転出証明書 (tenshutsu shoumeisho).

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết

Trước khi đến nơi ở mới, hãy chuẩn bị sẵn các giấy tờ sau:

• Thẻ cư trú (在留カード)
• Thẻ My Number hoặc giấy thông báo số cá nhân
• Giấy chuyển đi (nếu có)
• Hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân
• Sổ bảo hiểm quốc dân (nếu đang tham gia)
• Hợp đồng thuê nhà mới hoặc giấy xác nhận nơi cư trú

Sau khi dọn đến địa chỉ mới, bạn phải đến văn phòng hành chính tại khu vực mới trong vòng 14 ngày để làm thủ tục chuyển đến – 転入届 (tennyuu todoke).

Bước 3: Khai báo chuyển đến tại nơi ở mới

Bạn sẽ cần cung cấp:

• Giấy chuyển đi (nếu có)
• Địa chỉ mới
• Ngày dọn đến
• Thông tin người sống cùng (nếu có)

Bước 4: Nhận lại thẻ cư trú đã cập nhật địa chỉ mới

Sau khi tiếp nhận thông tin, cán bộ hành chính sẽ dán nhãn địa chỉ mới vào mặt sau thẻ cư trú của bạn. Đây là bước bắt buộc để xác nhận nơi cư trú hợp pháp mới của bạn tại Nhật.

Bước 5: Cập nhật thông tin trên thẻ My Number

Nếu bạn sở hữu thẻ My Number cứng (IC chip), nhân viên sẽ cập nhật trực tiếp vào chip hoặc mặt sau thẻ.
Nếu bạn chỉ có giấy thông báo My Number, họ có thể in một bản xác nhận mới.

Bước 6: Đăng ký lại các dịch vụ công (nếu cần)

Tại văn phòng hành chính, nếu bạn có đăng ký bảo hiểm quốc dân (国民健康保険) hay trợ cấp trẻ em, hãy xin cập nhật thông tin ngay. Nhân viên sẽ hướng dẫn điền thêm mẫu đơn riêng để tiếp tục hưởng các quyền lợi này.

Bước 7: Cập nhật địa chỉ với các dịch vụ khác

Sau khi đổi địa chỉ hợp pháp xong, bạn cần cập nhật với các bên liên quan khác, bao gồm:

• Bưu điện (郵便局): Đăng ký dịch vụ chuyển tiếp thư – 転送届 (tensou todoke)
• Ngân hàng: Đổi địa chỉ để nhận thư, mã pin, sao kê
• Nhà mạng điện thoại/internet: Cập nhật thông tin thanh toán và hợp đồng
• Nơi làm việc, trường học: Thông báo để cập nhật hồ sơ cá nhân
• Các nền tảng online (Amazon, Rakuten…): Tránh thất lạc hàng hóa

Một số lưu ý quan trọng khi đổi địa chỉ ở Nhật 

Việc đổi địa chỉ ở Nhật tưởng chừng chỉ là một thủ tục hành chính đơn giản, nhưng nếu không thực hiện đúng cách và đúng thời gian, bạn có thể gặp không ít rắc rối, từ việc bị mất thư quan trọng đến nguy cơ vi phạm pháp luật. Một số lưu ý quan trọng mà bạn nên nắm rõ để đảm bảo quá trình chuyển địa chỉ diễn ra suôn sẻ và hợp lệ gồm:

• Phải khai báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển nhà: Nếu trễ hạn, bạn có thể bị phạt hành chính và ảnh hưởng đến các thủ tục liên quan đến visa hoặc bảo hiểm.
• Không cần giấy chuyển đi nếu chuyển trong cùng thành phố/quận: Trường hợp này chỉ cần làm giấy chuyển đến tại văn phòng hành chính nơi ở mới.
• Nên đi vào buổi sáng hoặc giữa tuần: Tránh khung giờ cao điểm như giờ nghỉ trưa hoặc cuối ngày để tiết kiệm thời gian xếp hàng chờ.
• Viết sẵn thông tin ra giấy nếu không rành tiếng Nhật: Việc chuẩn bị trước giúp bạn giao tiếp dễ dàng hơn với nhân viên hành chính và điền đơn nhanh chóng.
• Nhớ mang theo giấy tờ gốc, không chỉ bản photo: Nhiều nơi không chấp nhận bản sao nên hãy mang cả bản chính để đối chiếu.
• Đăng ký chuyển tiếp thư tại bưu điện ngay sau khi chuyển nhà: Đảm bảo bạn không bỏ lỡ thư quan trọng gửi về địa chỉ cũ trong thời gian đầu chuyển đến.
• Thông báo cho công ty, trường học, và các đơn vị dịch vụ ngay sau khi cập nhật địa chỉ: Giúp đồng bộ thông tin, tránh mất liên lạc hoặc gián đoạn dịch vụ.

Việc đổi địa chỉ ở Nhật là một thủ tục bắt buộc nhưng không hề quá khó nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết. Dù bạn chỉ chuyển nhà trong cùng thành phố hay sang tỉnh khác, hãy nhớ thực hiện khai báo đúng hạn, cập nhật thông tin tại các cơ quan liên quan và chủ động thay đổi địa chỉ trong các dịch vụ cá nhân để tránh rắc rối về sau.