Gửi EMS ở Nhật về Việt Nam mất bao lâu? 7 điều bạn cần biết khi gửi EMS ở Nhật

Khi sống tại Nhật Bản, nhiều người Việt thường xuyên có nhu cầu gửi quà, giấy tờ hoặc hàng hóa về cho gia đình và bạn bè ở quê hương. Trong số những dịch vụ vận chuyển quốc tế, gửi EMS ở Nhật (Express Mail Service) là lựa chọn phổ biến nhờ tốc độ nhanh, thủ tục đơn giản và độ tin cậy cao. Nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách gửi, chi phí, thời gian cũng như những lưu ý cần thiết để tránh phát sinh rắc rối. Trong bài viết này, T-Connect sẽ chia sẻ chi tiết từ khái niệm EMS, điều kiện sử dụng, chi phí, thời gian vận chuyển, hướng dẫn gửi hàng, cách theo dõi bưu kiện cho đến những lưu ý quan trọng. Đây sẽ là “cẩm nang” giúp bạn gửi EMS ở Nhật dễ dàng và tiết kiệm hơn.

Có gì ở bài viết này?

EMS là gì? Điều kiện và đối tượng sử dụng EMS ở Nhật

EMS (Express Mail Service) là dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế được Japan Post cung cấp. Đây là mạng lưới chuyển phát nhanh toàn cầu với hơn 120 quốc gia tham gia, trong đó có Việt Nam. Khi sử dụng EMS, hàng hóa của bạn sẽ được ưu tiên vận chuyển bằng đường hàng không và phát tận tay người nhận trong thời gian ngắn nhất.

Đối tượng có thể gửi EMS ở Nhật:

Du học sinh muốn gửi giấy tờ, tài liệu về Việt Nam.
Thực tập sinh, lao động gửi quà về cho gia đình.
Người kinh doanh online gửi hàng cho khách tại Việt Nam.
Doanh nghiệp xuất khẩu thử mẫu hàng hóa.

Điều kiện gửi EMS:

Trọng lượng tối đa: 30kg.
Kích thước tối đa: chiều dài + chu vi ≤ 3m, chiều dài ≤ 1,5m.
Không gửi các mặt hàng cấm: chất lỏng, dễ cháy nổ, pin rời, dao kéo, thực phẩm tươi sống, động vật, tiền mặt.

Thời gian và chi phí vận chuyển EMS từ Nhật

Khi sử dụng dịch vụ gửi EMS ở Nhật, hai yếu tố được người dùng quan tâm nhiều nhất chính là tốc độ giao hàng và cước phí vận chuyển. So với các dịch vụ khác của Japan Post (SAL, Airmail, Surface Mail), EMS luôn được đánh giá cao nhờ thời gian nhanh, quy trình thông quan ưu tiên và giá cả minh bạch.

Thời gian vận chuyển EMS từ Nhật về Việt Nam

Thời gian vận chuyển EMS từ Nhật về Việt Nam sẽ khác nhau tuỳ vào thời điểm:

Thông thường: Từ 3-5 ngày làm việc (không tính cuối tuần, ngày lễ).
Trường hợp nhanh: Có thể chỉ mất 2-3 ngày nếu hàng được thông quan thuận lợi.
Mùa cao điểm: Vào các dịp như Tết Nguyên đán, Golden Week, Obon, Giáng Sinh, thời gian có thể kéo dài từ 7-10 ngày do lượng hàng tăng cao.
Ảnh hưởng đặc biệt: Trong giai đoạn dịch bệnh, thiên tai hoặc thay đổi quy định hải quan, bưu kiện có thể bị chậm hơn so với dự kiến.

Chi phí gửi EMS từ Nhật về Việt Nam

Cước phí gửi EMS ở Nhật phụ thuộc vào trọng lượng của kiện hàng và khu vực đích đến. Việt Nam thuộc Zone 3 theo phân loại của Japan Post.

Bảng phí tham khảo năm 2025 (Zone 3 – Việt Nam):

Trọng lượng	Giá cước (JPY)	Thời gian ước tính
500g	1,400 – 1,600	3–5 ngày
1kg	2,000 – 2,200	3–5 ngày
2kg	3,200 – 3,600	3–5 ngày
5kg	7,000 – 8,000	3–6 ngày
10kg	12,000 – 14,000	4–6 ngày
20kg	22,000 – 25,000	4–7 ngày
30kg (tối đa)	32,000 – 35,000	5–7 ngày

(Giá mang tính tham khảo, có thể thay đổi theo thời điểm và tỷ giá Yên – VNĐ)

Hướng dẫn 5 bước gửi EMS ở Nhật chi tiết

Nhiều bạn lần đầu gửi EMS ở Nhật về Việt Nam thường lo lắng không biết thủ tục có phức tạp không. Thực tế, quy trình chỉ gồm 5 bước đơn giản. Nếu chuẩn bị kỹ từ trước, bạn chỉ mất khoảng 10-15 phút tại bưu cục.

Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói

Bạn nên đóng gói bằng hộp carton hoặc phong bì EMS chuyên dụng (có bán tại bưu cục).
Nếu hàng dễ vỡ (gốm sứ, chai lọ…), hãy bọc bằng giấy bong bóng (bubble wrap) và lót thêm giấy báo.
Dán băng keo chắc chắn, ghi chú “Fragile” nếu cần.
Tránh gửi các mặt hàng bị cấm (pin, chất lỏng, dao kéo, chất nổ…).

Bước 2: Điền phiếu gửi EMS (EMS Label)

Lấy mẫu phiếu tại bưu cục hoặc điền trực tuyến trên website Japan Post.
Thông tin bắt buộc:
- Người gửi (From): họ tên, địa chỉ, số điện thoại tại Nhật.
- Người nhận (To): họ tên, địa chỉ đầy đủ bằng tiếng Việt & tiếng Anh, số điện thoại tại Việt Nam.
- Mô tả hàng hóa: ví dụ “Clothes”, “Snacks”, “Documents”.
- Giá trị hàng hóa: khai báo trung thực để tránh rắc rối khi thông quan.

Bước 3: Mang hàng ra bưu cục Japan Post

Đến bất kỳ bưu cục gần nhất (郵便局 – Yūbinkyoku).
Đưa hàng + phiếu gửi EMS cho nhân viên.
Nhân viên sẽ:
- Kiểm tra hàng hóa.
- Cân trọng lượng và xác định mức cước phí.
- Gắn mã tracking lên kiện hàng.

Bước 4: Thanh toán chi phí gửi EMS

Bạn có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ (tùy từng bưu cục).
Sau khi trả phí, nhân viên sẽ cấp cho bạn biên nhận có mã số tracking (12-13 ký tự).
Giữ lại biên nhận để theo dõi hành trình kiện hàng.

Bước 5: Theo dõi tình trạng đơn hàng

Truy cập trang Japan Post Track i ng.
Nhập mã số tracking để xem tình trạng chi tiết: “Đã nhận”, “Đang vận chuyển”, “Thông quan”, “Đang giao hàng”, “Đã phát thành công”.
Khi hàng về Việt Nam, bạn có thể kiểm tra trên hệ thống của VNPost bằng cùng mã số này.

Những lưu ý quan trọng khi gửi EMS ở Nhật

Dù dịch vụ gửi EMS ở Nhật rất nhanh chóng và tiện lợi, bạn vẫn cần chuẩn bị kỹ để tránh rắc rối trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn không nên bỏ qua khi gửi EMS ở Nhật:

Kiểm tra danh mục hàng hóa: EMS không nhận pin, chất lỏng, thực phẩm tươi sống, thuốc và chất dễ cháy nổ. Bạn chỉ nên gửi tài liệu, quần áo, đồ lưu niệm hoặc thực phẩm khô có bao bì niêm phong.
Đóng gói đúng quy cách: Dùng hộp carton chắc chắn hoặc phong bì EMS. Hàng dễ vỡ nên bọc thêm xốp bong bóng và ghi chú “Fragile” để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Ghi địa chỉ rõ ràng: Nên viết song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh) để hạn chế thất lạc. Đừng quên số điện thoại người nhận để bưu tá dễ dàng liên hệ.
Khai báo trung thực giá trị hàng hóa: Nếu khai thấp hơn thực tế, khi mất mát bạn chỉ được bồi thường theo mức đã khai. Ngược lại, khai quá cao có thể khiến hàng bị giữ ở hải quan lâu hơn.
Chọn thời điểm gửi phù hợp: Tránh các dịp cao điểm như Tết, Golden Week, Obon vì lượng hàng lớn sẽ làm chậm thời gian vận chuyển. Nếu cần gấp, hãy gửi sớm hơn ít nhất 1–2 tuần.
Mua bảo hiểm EMS khi cần: Với hàng có giá trị cao như laptop, máy ảnh, điện thoại, bảo hiểm sẽ giúp bạn an tâm hơn vì được bồi thường nếu có sự cố.
Theo dõi bưu kiện thường xuyên: Dùng mã tracking để tra cứu trên Japan Post hoặc VNPost. Nếu thấy hàng bị kẹt quá lâu tại hải quan, bạn nên liên hệ bưu cục để được hỗ trợ nhanh chóng.

Cần chú ý điền địa chỉ rõ ràng khi gửi EMS ở Nhật.

Có thể thấy, gửi EMS ở Nhật là một lựa chọn an toàn, nhanh chóng và đáng tin cậy để chuyển quà, giấy tờ hay hàng hóa về Việt Nam. Với thời gian chỉ từ 3-5 ngày, chi phí minh bạch và khả năng theo dõi trực tuyến, EMS giúp bạn yên tâm rằng kiện hàng sẽ đến tay người nhận một cách thuận lợi. Tuy nhiên, để quá trình diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Khi đó, việc gửi EMS ở Nhật về Việt Nam sẽ trở nên vô cùng đơn giản và tiết kiệm thời gian.