Hướng dẫn 5 bước hoàn thuế ở Nhật từ A-Z cho người Việt mới sang

Hoàn thuế ở Nhật là một quyền lợi hợp pháp mà nhiều người vẫn chưa biết tận dụng đúng cách. Việc nắm rõ thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân ở Nhật sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể, nhất là trong các trường hợp có người phụ thuộc ở Việt Nam hoặc vừa nghỉ việc, chuyển chỗ làm. Bài viết này sẽ giải đáp cho bạn từ khái niệm đến giấy tờ xin hoàn thuế ở Nhật, cách thực hiện 5 bước nộp hồ sơ và các lưu ý quan trọng để đảm bảo việc hoàn thuế diễn ra suôn sẻ, hợp lệ và hiệu quả.

Tìm hiểu chung về hoàn thuế ở Nhật

Khi sinh sống và làm việc tại Nhật Bản, mỗi cá nhân có thu nhập đều phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế theo quy định của chính phủ. Tuy nhiên, không phải toàn bộ số thuế đã đóng đều bị mất đi. Trong nhiều trường hợp, bạn hoàn toàn có thể xin hoàn lại một phần tiền thuế đã nộp – được gọi là hoàn thuế ở Nhật (還付申告 – kanpu shinkoku).

Hoàn thuế ở Nhật là gì?

Hoàn thuế ở Nhật là quá trình bạn khai báo lại thu nhập và các khoản chi tiêu liên quan để xác định số tiền thuế thực sự phải nộp trong năm. Nếu số tiền đã bị khấu trừ vượt mức, bạn có quyền yêu cầu Cục thuế hoàn trả lại phần dư này vào tài khoản ngân hàng của mình.

Thông thường, quá trình này diễn ra thông qua hình thức quyết toán thuế cuối năm, được gọi là 確定申告 (kakutei shinkoku). Người lao động, du học sinh hoặc thực tập sinh đều có thể thực hiện khai thuế này, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

Việc hiểu và chủ động thực hiện hoàn thuế mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt đối với người Việt mới sang Nhật:

• Tiết kiệm tài chính cá nhân: Bạn có thể nhận lại vài chục nghìn đến hàng trăm nghìn yên mỗi năm.
• Hợp pháp hóa quyền lợi: Giúp bạn tuân thủ đúng luật thuế và tránh các rắc rối sau này.
• Tối ưu hóa thuế nhờ người phụ thuộc: Nếu bạn chu cấp cho người thân ở Việt Nam, bạn có thể khai giảm trừ người phụ thuộc để được hoàn nhiều hơn.

Các trường hợp được hoàn thuế ở Nhật

Không phải ai cũng cần hoặc được phép làm hoàn thuế, nhưng nếu bạn thuộc một trong các trường hợp sau, bạn hoàn toàn có thể làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân ở Nhật để nhận lại phần tiền thuế đã bị khấu trừ không cần thiết:

• Người có thu nhập dưới mức chịu thuế: Nếu thu nhập cả năm dưới 1.030.000 yên nhưng vẫn bị trừ thuế, bạn có thể xin hoàn lại toàn bộ phần thuế đã nộp.
• Người có người phụ thuộc ở Việt Nam: Nếu bạn chuyển tiền chu cấp cho bố mẹ, vợ/chồng hoặc con cái không có thu nhập, bạn có thể khai hoàn thuế người phụ thuộc để giảm thu nhập chịu thuế.
• Người nghỉ việc giữa năm: Khi bạn nghỉ việc nhưng không làm quyết toán cuối năm với công ty, thuế có thể đã bị khấu trừ dư và cần tự khai để xin hoàn lại.
• Người chuyển việc nhiều lần trong năm: Nếu làm ở nhiều công ty, thuế bị tính tách rời có thể dẫn đến nộp dư – bạn cần hợp nhất thu nhập và khai lại.
• Du học sinh làm thêm part-time không ổn định: Dù thu nhập thấp, nhiều bạn vẫn bị trừ thuế do công ty mặc định áp dụng mức thuế tiêu chuẩn, đây là đối tượng nên làm hoàn thuế hằng năm.
• Người bị trừ thuế dù không thuộc diện chịu thuế: Thường xảy ra nếu chưa nộp kịp giấy tờ giảm trừ bảo hiểm, người phụ thuộc… dẫn đến bị trừ sai, cần điều chỉnh bằng cách khai hoàn thuế.
• Người có chi phí y tế cao hoặc đóng bảo hiểm nhân thọ, hưu trí: Bạn có thể khai thêm các khoản chi phí hợp lệ để giảm thuế, đồng nghĩa với việc được hoàn thêm tiền.
• Người về nước nhưng chưa quyết toán thuế: Dù đã về Việt Nam, bạn vẫn có thể nhờ người thân hoặc dịch vụ khai thuế hộ tại Nhật để xin hoàn lại số tiền còn dư.

Giấy tờ xin hoàn thuế ở Nhật cần chuẩn bị 

Để thực hiện thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân ở Nhật, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ dưới đây. Hồ sơ càng đầy đủ, minh bạch thì thời gian xét duyệt và hoàn tiền sẽ càng nhanh chóng.

Giấy tờ cơ bản

Những giấy tờ cơ bản để xin hoàn thuế ở Nhật áp dụng cho tất cả đối tượng bao gồm:

• Gensen Choshuhyo (源泉徴収票) – Giấy chứng nhận thu nhập và thuế đã khấu trừ: Do công ty cấp vào cuối năm hoặc khi nghỉ việc.
• My Number Card hoặc giấy xác nhận số My Number (個人番号通知書): Mã số cá nhân dùng để quản lý thuế và an sinh.
• Zairyu Card (在留カード) – Thẻ lưu trú còn hiệu lực: Bản photo 2 mặt thẻ, dùng để xác minh tư cách lưu trú.
• Hộ chiếu (passport): Bản sao trang có ảnh và thông tin cá nhân.
• Sổ ngân hàng hoặc thẻ ATM: Tài khoản ngân hàng tại Nhật để nhận tiền hoàn thuế (kèm tờ photo phần tên + số tài khoản).
• Tờ khai thuế Kakutei Shinkoku (確定申告書): Mẫu khai thuế, có thể điền online hoặc viết tay. Bạn có thể tải về tại đây.

Đối với các bạn du học sinh, bạn chỉ cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Gensen (源泉徴収票): Phiếu chứng nhận thuế thu nhập.
• Sổ ngân hàng: Để nhận lại số tiền hoàn thuế.
• Thẻ lưu trú và giấy tờ tùy thân: Để xác minh danh tính.

Giấy tờ bổ sung (nếu khai người phụ thuộc ở Việt Nam)

Để xin hoàn thuế người phụ thuộc, bạn cần chuẩn bị thêm các loại giấy tờ sau (tốt nhất nên dịch sang tiếng Nhật và công chứng):

• Giấy khai sinh hoặc giấy chứng minh quan hệ thân nhân: Ví dụ: giấy khai sinh con, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu…
• Giấy xác nhận người phụ thuộc không có thu nhập tại Việt Nam: Do chính quyền địa phương tại Việt Nam xác nhận.
• Chứng từ chuyển tiền về Việt Nam: Có thể là biên lai chuyển tiền quốc tế (gửi qua ngân hàng, konbini, Western Union…), bản sao kê tài khoản ngân hàng, hoặc xác nhận chuyển khoản.
• Bằng chứng chứng minh phụ thuộc là người duy nhất nhận hỗ trợ tài chính từ bạn (nếu cần): Trong một số trường hợp, Cục thuế có thể yêu cầu xác nhận thêm.

Hướng dẫn 5 bước hoàn thuế thu nhập cá nhân ở Nhật

Việc hoàn thuế hoàn toàn có thể tự thực hiện, không cần dịch vụ nếu bạn nắm vững quy trình. Dưới đây là thủ tục hoàn thuế ở Nhật với 5 bước đơn giản sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết

Trước tiên, hãy kiểm tra lại các giấy tờ cần thiết cho việc hoàn thuế ở Nhật như đã đề cập ở trước:

• Gensen Choshuhyo (giấy chứng nhận thu nhập & thuế đã trừ).
• My Number, Zairyu Card, hộ chiếu.
• Sổ ngân hàng để nhận tiền hoàn.
• Tờ khai thuế Kakutei Shinkoku,.
• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (nếu khai).
• Biên lai chuyển tiền (nếu có phụ thuộc ở Việt Nam).

Bạn nên sắp xếp giấy tờ theo thứ tự logic, dễ kiểm tra, và nên để sẵn bản sao để dự phòng khi cần thiết.

Bước 2: Điền tờ khai thuế (確定申告書 – Kakutei Shinkoku)

Có 2 cách để điền tờ khai thuế:

• Online qua hệ thống e-Tax: dành cho người có thẻ My Number và đầu đọc IC.
• Điền tay hoặc máy tính rồi in ra: tải mẫu tại đây.

Nội dung điền bao gồm:

• Thông tin cá nhân (họ tên, địa chỉ, số My Number…).
• Thu nhập, thuế đã khấu trừ (dựa vào Gensen Choshuhyo).
• Mục khai người phụ thuộc nếu có (ghi rõ quan hệ, quốc tịch, năm sinh).
• Thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn.

Bạn nên kiểm tra kỹ từng con số, điền rõ ràng bằng chữ in hoa, không viết tắt tiếng Nhật.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế (税務署 – Zeimusho)

Bạn có thể:

• Đến trực tiếp cơ quan thuế theo địa chỉ cư trú.
• Gửi hồ sơ qua bưu điện (nên gửi bảo đảm).
• Nộp online bằng e-Tax (nếu có đủ thiết bị, chữ ký điện tử).

Bước 4: Chờ xác nhận từ cơ quan thuế

Sau khi nộp hồ sơ, cán bộ thuế có thể:

• Gọi điện yêu cầu bổ sung giấy tờ nếu có thiếu sót.
• Gửi thư xác nhận hoặc thông báo hoàn thuế về địa chỉ đăng ký.

Thời gian xử lý thường từ 1 đến 2 tháng, tùy khu vực và số lượng hồ sơ.

Bước 5: Nhận tiền hoàn thuế vào tài khoản

Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được tiền hoàn:

• Chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng Nhật đã khai trong tờ đơn.
• Không cần đến nhận trực tiếp hoặc ký lại hồ sơ.

Số tiền hoàn có thể dao động từ vài nghìn yên đến vài man, tùy theo mức thu nhập, số người phụ thuộc, và số thuế đã bị khấu trừ.

Lưu ý quan trọng khi xin hoàn thuế ở Nhật

Khi thực hiện thủ tục hoàn thuế ở Nhật, dù là tự làm hay thông qua dịch vụ hỗ trợ, bạn vẫn cần nắm rõ những lưu ý quan trọng dưới đây để tránh sai sót, bị từ chối hoàn thuế hoặc bị xử phạt:

• Không khai khống người phụ thuộc: Nếu bị phát hiện, bạn có thể bị truy thu tiền hoàn thuế, phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng visa.
• Mỗi người phụ thuộc chỉ được một người khai: Nếu nhiều người cùng chu cấp, hãy thống nhất chỉ một người đứng tên để tránh bị từ chối hoàn thuế.
• Chỉ được hoàn thuế trong vòng 5 năm trở lại: Sau 5 năm, bạn không còn quyền yêu cầu hoàn thuế cho năm đó nữa.
• Nộp hồ sơ sớm để tránh cao điểm: Dù hạn là giữa tháng 3, bạn nên nộp từ đầu tháng 2 để được xử lý nhanh, tránh chờ đợi.
• Hồ sơ thiếu hoặc không rõ có thể bị trả lại: Cơ quan thuế có quyền yêu cầu bổ sung hoặc từ chối nếu giấy tờ không đầy đủ, sai lệch.
• Luôn giữ bản sao hồ sơ đã nộp: Giúp bạn đối chiếu về sau, đặc biệt nếu muốn khai người phụ thuộc hằng năm.
• Về nước vẫn có thể hoàn thuế: Bạn có thể ủy quyền cho người thân hoặc dịch vụ ở Nhật làm thay nếu không còn ở Nhật.
• Cẩn trọng khi thuê dịch vụ khai hộ: Chọn nơi uy tín, tránh dịch vụ “chui” có nguy cơ khai sai hoặc lấy phí cao mà không minh bạch.

Việc hoàn thuế ở Nhật là một quyền lợi hợp pháp, chính đáng mà bất kỳ người Việt nào sinh sống, học tập hay làm việc tại Nhật cũng nên nắm rõ. Chỉ cần hiểu đúng quy trình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ xin hoàn thuế ở Nhật và thực hiện đúng thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân, bạn hoàn toàn có thể tự mình làm và nhận lại một khoản tiền không hề nhỏ. Hãy lưu lại bài viết này từ T-connect làm hướng dẫn từng năm, hoặc chia sẻ cho bạn bè, người thân cũng đang cần hoàn thuế ở Nhật nhé!