7 cách trả lời phỏng vấn xin việc ở Nhật giúp bạn đậu ngay từ vòng 1

Khác với phong cách phỏng vấn ở Việt Nam hay các nước phương Tây, cách trả lời phỏng vấn xin việc ở Nhật đòi hỏi sự chỉn chu, lịch sự và có quy trình khá chặt chẽ. Nếu bạn đang loay hoay không biết cách trả lời phỏng vấn xin việc ở Nhật sao cho chuẩn, hiệu quả và đúng chuẩn văn hóa Nhật, bài viết này sẽ giúp bạn làm được điều đó.

Tổng quan về quy trình phỏng vấn xin việc ở Nhật

Phỏng vấn xin việc tại Nhật Bản không đơn thuần là buổi trò chuyện để tuyển chọn ứng viên. Đó là cả một quy trình chuyên nghiệp, nghiêm ngặt và mang đậm văn hóa Nhật, nơi thái độ và tác phong ứng xử được đánh giá cao không kém kỹ năng chuyên môn. Để tăng khả năng trúng tuyển, bạn cần hiểu rõ từng bước trong quy trình tuyển dụng của các công ty Nhật.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin việc

Trước khi được mời phỏng vấn, bạn cần nộp đầy đủ hai loại hồ sơ cơ bản:

• 履歴書 (Rirekisho): Bản sơ yếu lý lịch chuẩn theo mẫu Nhật, có dán ảnh chân dung.
• 職務経歴書 (Shokumukeirekisho): Bản tóm tắt kinh nghiệm làm việc, dành cho ứng viên có kinh nghiệm.

Lưu ý: Cách trình bày hồ sơ phải ngắn gọn, sạch sẽ, dùng tiếng Nhật lịch sự và đúng ngữ pháp. Đây là ấn tượng đầu tiên của bạn với nhà tuyển dụng.

Bước 2: Sàng lọc hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ (shorui senkou) để lựa chọn những ứng viên đáp ứng yêu cầu tối thiểu của công việc. Tỉ lệ loại ở vòng này có thể rất cao, đặc biệt nếu ứng viên không thể hiện rõ lý do ứng tuyển hoặc hồ sơ không chuyên nghiệp.

Bước 3: Phỏng vấn vòng 1 (一次面接)

Vòng phỏng vấn đầu tiên thường do bộ phận nhân sự hoặc trưởng nhóm tuyển dụng thực hiện. Mục tiêu của họ là:

• Đánh giá sơ bộ về thái độ, khả năng giao tiếp, và năng lực tiếng Nhật
• Xác nhận thông tin trong hồ sơ
• Hiểu động lực xin việc và định hướng của ứng viên

Buổi phỏng vấn này có thể diễn ra trực tiếp tại công ty hoặc online qua Zoom, tùy vào vị trí và quy mô doanh nghiệp.

Bước 4: Phỏng vấn vòng 2 (二次面接) hoặc vòng cuối (最終面接)

Nếu vượt qua vòng 1, bạn sẽ bước vào phỏng vấn vòng 2 hoặc vòng cuối. Người phỏng vấn lúc này thường là quản lý cấp cao hoặc giám đốc. Họ sẽ tập trung vào các yếu tố:

• Mức độ phù hợp với văn hóa công ty
• Tính ổn định, trung thành của ứng viên
• Khả năng xử lý tình huống thực tế, làm việc nhóm
• Kiến thức chuyên môn (đối với các vị trí yêu cầu kỹ thuật)

Một số công ty Nhật lớn có thể có đến 3–4 vòng phỏng vấn, kèm theo kiểm tra năng lực (test tiếng Nhật, test logic, test kỹ thuật…).

Bước 5: Nhận kết quả (内定) và ký hợp đồng chính thức

Nếu bạn được 内定 (naitei) – nghĩa là “được tuyển chọn”, công ty sẽ gửi thông báo kết quả qua email hoặc điện thoại. Sau đó, bạn sẽ:

• Được mời ký hợp đồng lao động chính thức
• Tham gia buổi định hướng (orientation) nếu là công ty lớn
• Nhận thông tin về ngày đi làm, đồng phục, tài liệu cần chuẩn bị

Những loại câu thường gặp khi phỏng vấn ở Nhật

Để có thể trả lời phỏng vấn xin việc ở Nhật một cách tự tin và hiệu quả, bạn không thể bỏ qua việc luyện tập các loại câu hỏi phổ biến mà nhà tuyển dụng Nhật Bản thường sử dụng. Dưới đây là danh sách những loại câu hỏi thường gặp nhất, kèm ví dụ và gợi ý cách trả lời phù hợp với văn hóa doanh nghiệp Nhật:

• Giới thiệu bản thân: Đánh giá khả năng giao tiếp, tư duy trình bày.
  → Ví dụ:「自己紹介をお願いします。」(Xin hãy giới thiệu bản thân.)
• Lý do ứng tuyển: Kiểm tra động lực và sự phù hợp với công ty.
  → Ví dụ:「なぜ弊社を志望したのですか？」(Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?)
• Điểm mạnh – điểm yếu: Đánh giá tính cách và khả năng tự nhìn nhận.
  → Ví dụ:「長所と短所を教えてください。」(Hãy nói về điểm mạnh và điểm yếu của bạn.)
• Kinh nghiệm làm việc: Xác minh năng lực và trải nghiệm thực tế.
  → Ví dụ:「これまでにどんな仕事をしてきましたか？」(Bạn đã từng làm công việc gì?)
• Xử lý tình huống: Kiểm tra phản ứng khi gặp khó khăn, mâu thuẫn.
  → Ví dụ: 「トラブルが起きたとき、どう対応しましたか？」(Khi gặp rắc rối, bạn đã xử lý thế nào?)
• Định hướng tương lai: Xác định mục tiêu dài hạn và khả năng gắn bó.
  → Ví dụ:「5年後、どのようになっていたいですか？」(Bạn muốn trở thành người như thế nào sau 5 năm?)
• Lịch làm việc / thời gian bắt đầu: Kiểm tra khả năng đáp ứng về thời gian làm việc.
  → Ví dụ:「いつから働けますか？」(Bạn có thể bắt đầu làm từ khi nào?)
  → Ví dụ:「残業は可能ですか？」(Bạn có thể làm thêm giờ không?)
• Câu hỏi ngược: Kiểm tra mức độ quan tâm đến công việc, môi trường công ty.
  → Ví dụ:「何か質問はありますか？」(Bạn có câu hỏi nào dành cho chúng tôi không?)

7 cách trả lời các câu hỏi phổ biến khi phỏng vấn xin việc ở Nhật

Việc trả lời đúng cách các câu hỏi phỏng vấn ở Nhật không chỉ giúp bạn thể hiện năng lực, mà còn cho thấy bạn hiểu và tôn trọng văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản. Dưới đây là 7 cách trả lời phỏng vấn xin việc ở Nhật mà bạn nên luyện tập kỹ lưỡng nếu muốn vượt qua vòng tuyển dụng đầu tiên.

Cách trả lời câu hỏi giới thiệu bản thân – 自己紹介

Câu hỏi điển hình:
「自己紹介をお願いします。」

Cách trả lời:
Giới thiệu ngắn gọn trong 30–60 giây. Bao gồm:

• Họ tên, nơi xuất thân
• Quá trình học tập hoặc làm việc nổi bật
• Một điểm mạnh phù hợp với công việc
• Kết thúc bằng câu thể hiện sự mong muốn hợp tác: 「よろしくお願いいたします。」

Ví dụ:「〇〇と申します。ベトナムのホーチミン出身で、経済大学を卒業しました。学生時代に日本語を学びながら、飲食店での接客アルバイトを2年間経験しました。お客様対応やチームワークを大切にして働いてきました。御社でさらにスキルアップしたいと考えております。よろしくお願いいたします。」

Cách trả lời câu hỏi lý do ứng tuyển

Câu hỏi điển hình:
「なぜこの会社を選びましたか？」
「志望動機を教えてください。」

Cách trả lời:

• Nêu điểm hấp dẫn của công ty (môi trường, sản phẩm, tầm nhìn)
• Nêu lý do cá nhân (định hướng phát triển bản thân)
• Kết nối giữa năng lực cá nhân và nhu cầu của công ty

Ví dụ:「「日本とベトナムをつなぐビジネスに興味があり、御社がその分野で活躍されていると知って応募しました。前職では貿易業務を担当していたため、その経験を活かして御社に貢献できると考えております。」

Cách trả lời câu hỏi điểm mạnh – điểm yếu

Câu hỏi điển hình:
「あなたの長所と短所は何ですか？」

Cách trả lời:

• Điểm mạnh (長所): chọn điểm phù hợp với công việc (ví dụ: chăm chỉ, giao tiếp tốt, có trách nhiệm)
• Điểm yếu (短所): nêu khuyết điểm nhưng kèm theo hướng khắc phục

Ví dụ:「私の長所は、真面目でコツコツと仕事を続けるところです。短所は、少し慎重すぎるところですが、最近は優先順位を意識して効率よく行動するように心がけています。」

Cách trả lời câu hỏi về kinh nghiệm làm việc

Câu hỏi điển hình:
「今までどんな仕事をしてきましたか？」
「どのような業務を担当していましたか？」

Cách trả lời:

• Mô tả công việc cũ theo trình tự: nội dung – vai trò – kết quả
• Nhấn mạnh kỹ năng học được và kết nối với vị trí mới

Ví dụ:「レストランで2年間ホールスタッフとして働きました。注文を取ったり、お客様の対応、清掃などを担当していました。忙しい時間帯でも笑顔で接客することを心がけました。」

Cách trả lời câu hỏi tình huống (phản ứng trong công việc)

Câu hỏi điển hình:
「困ったとき、どう対応しましたか？」
「チームで意見が合わなかったら、どうしますか？」

Cách trả lời:
Sử dụng phương pháp STAR:

• S (Situation): Tình huống cụ thể
• T (Task): Nhiệm vụ
• A (Action): Hành động
• R (Result): Kết quả

Ví dụ:「以前、注文ミスでお客様が怒ってしまったことがありました。私はすぐに謝罪し、上司に報告して迅速に対応しました。その結果、お客様にもご納得いただき、最後は笑顔で帰っていただけました。」

Cách trả lời câu hỏi về định hướng tương lai

Câu hỏi điển hình:
「5年後、どうなっていたいですか？」
「キャリアプランを教えてください。」

Cách trả lời:

• Nêu định hướng rõ ràng (trưởng nhóm, chuyên môn sâu hơn…)
• Thể hiện mong muốn gắn bó lâu dài
• Tránh nói “chưa biết” hoặc “sẽ nghỉ việc khi có cơ hội tốt hơn”

Ví dụ:「5年後にはチームリーダーとしてメンバーをサポートできる存在になりたいです。そのために今から経験を積んで、リーダーシップも磨いていきたいです。」

Cách trả lời câu hỏi “Bạn có gì muốn hỏi lại?”

Câu hỏi điển hình:
「何か質問はありますか？」

Cách trả lời:
Tận dụng cơ hội để hỏi thông minh, thể hiện sự quan tâm tới công việc:

• 「研修制度について教えていただけますか？」
• 「御社で活躍している社員の共通点はありますか？」
• 「外国人社員のキャリアアップについて、どのようなサポートがありますか？」

Tuyệt đối không trả lời “Không có câu hỏi nào cả”, điều này thể hiện sự thụ động.

Những lưu ý khi đi phỏng vấn việc làm ở Nhật

Phỏng vấn xin việc ở Nhật, dù là tại các công ty lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay đơn giản chỉ là làm thêm tại combini (cửa hàng tiện lợi), đều yêu cầu sự chỉn chu, đúng mực và thái độ nghiêm túc tuyệt đối. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn nhất định phải nhớ nếu muốn tạo ấn tượng tốt và tăng khả năng đậu từ vòng đầu tiên:

• Đến đúng giờ (hoặc sớm 5–10 phút): Người Nhật coi trọng thời gian. Việc đến muộn dù chỉ 1 phút cũng có thể khiến bạn bị loại ngay lập tức.
• Ăn mặc gọn gàng, lịch sự và kín đáo: Bạn nên mặc sơ mi, quần dài (nam), hoặc áo đơn giản và kín đáo (nữ). Tránh mặc áo thun, quần jeans, váy ngắn, hở vai, vì sẽ bị đánh giá là thiếu nghiêm túc.
• Không nhuộm tóc sáng, không đeo khuyên tai / trang điểm quá đậm: Đặc biệt khi phỏng vấn combini, các chuỗi như 7-Eleven, Lawson, FamilyMart rất khắt khe với ngoại hình nhân viên phục vụ khách hàng.
• Luôn cúi chào trước khi ngồi và sau khi kết thúc buổi phỏng vấn:Cúi chào là một phần không thể thiếu trong giao tiếp ứng xử tại Nhật. Trước khi ngồi, hãy nói rõ 「失礼します」, và sau phỏng vấn hãy cúi chào với câu 「本日はありがとうございました。」
• Tắt chuông điện thoại trước khi vào phòng phỏng vấn: Việc điện thoại đổ chuông hoặc rung trong lúc phỏng vấn sẽ bị xem là bất lịch sự và thiếu tập trung.
• Chuẩn bị sẵn câu trả lời cho những câu hỏi cơ bản bằng tiếng Nhật: Đừng để rơi vào trạng thái ậm ừ khi bị hỏi về lý do ứng tuyển hay ca làm việc mong muốn. Lưu ý này cũng là một kinh nghiệm phỏng vấn combini ở nhật quan trọng, bởi trong phỏng vấn combini, người quản lý thường hỏi nhanh, trực tiếp.
• Không cắt lời người phỏng vấn và luôn dùng kính ngữ lịch sự (です/ます): Giao tiếp bằng tiếng Nhật lịch sự không chỉ là điểm cộng, mà còn là yêu cầu cơ bản trong mọi môi trường làm việc tại Nhật.
• Mang theo hồ sơ giấy, bút viết, và sổ ghi chép nếu cần: Dù đã nộp hồ sơ online, bạn nên mang thêm 1 bản in để thể hiện sự chuyên nghiệp và đề phòng trường hợp người phỏng vấn chưa có sẵn bản cứng
• Giữ nụ cười nhẹ và ánh mắt lịch sự, không cúi đầu quá thấp hoặc nhìn chằm chằm: Giao tiếp ánh mắt là một phần trong sự tin cậy tại Nhật, hãy tập giữ biểu cảm thân thiện nhưng khiêm tốn.
• Sau phỏng vấn, nếu có liên hệ LINE hoặc email, hãy gửi tin nhắn cảm ơn ngắn gọn: Đây là một cử chỉ nhỏ nhưng thể hiện sự tôn trọng, đặc biệt nếu bạn phỏng vấn ở combini hoặc cửa hàng nhỏ, nơi người quản lý trực tiếp dễ nhớ đến bạn.

Phỏng vấn xin việc ở Nhật không chỉ đơn thuần là đánh giá năng lực, mà còn là quá trình nhà tuyển dụng quan sát tác phong, thái độ và sự phù hợp của bạn với văn hóa doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng, chỉ cần bạn trả lời chân thành, chuẩn bị nghiêm túc, thể hiện sự cầu thị, thì dù trình độ tiếng Nhật của bạn chưa hoàn hảo, bạn vẫn có thể để lại ấn tượng tốt và vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên. Đừng quên lưu lại bài viết này từ T-connect để luyện tập trước khi phỏng vấn, hoặc chia sẻ cho bạn bè cũng đang chuẩn bị xin việc ở Nhật nhé!