Hướng dẫn 5 bước trong cách lấy lại thuế cư trú ở Nhật chi tiết dễ hiểu trước khi về nước 

Bạn sắp về nước sau một thời gian học tập hoặc làm việc tại Nhật? Đừng quên một quyền lợi tài chính quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua – hoàn thuế cư trú. Nếu rời Nhật trước thời điểm tính thuế của năm tài khóa mới, bạn hoàn toàn có thể được hoàn lại một phần hoặc toàn bộ thuế cư trú đã nộp. Trong bài viết này, cùng T-Connect tìm hiểu rõ thuế cư trú là gì, khi nào được hoàn và cách lấy lại thuế cư trú ở Nhật qua 5 bước đơn giản, dễ hiểu, ai cũng làm được, ngay cả khi bạn đã về nước.

Thuế cư trú ở Nhật là gì?

Thuế cư trú ở Nhật (住民税 – Juminzei) là loại thuế địa phương được áp dụng cho người sinh sống tại Nhật (bao gồm cả người nước ngoài) và được thu bởi chính quyền tỉnh và thành phố nơi bạn cư trú. Mức thuế này được tính dựa trên thu nhập bạn kiếm được trong năm tài chính trước đó, chứ không phải hiện tại.

Ví dụ: Thuế cư trú năm 2025 được tính dựa trên thu nhập của bạn trong năm 2024.

Đặc điểm của thuế cư trú:

• Bắt đầu tính và thu từ tháng 6 hằng năm, kéo dài đến tháng 5 năm sau.
• Người lao động thường được khấu trừ trực tiếp vào lương hàng tháng (nếu công ty đăng ký), hoặc phải tự đóng theo hóa đơn nếu đã nghỉ việc.
• Dù bạn đã rời khỏi Nhật, nếu chưa kết thúc năm tài chính, bạn vẫn có nghĩa vụ đóng đủ thuế cư trú trừ khi làm đúng thủ tục khai báo rời Nhật.

Phân biệt hoàn thuế cư trú và hoàn thuế thu nhập

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa thuế cư trú và thuế thu nhập (所得税 – Shotokuzei), vì cả hai đều liên quan đến thu nhập và có thể được hoàn. Tuy nhiên, đây là hai loại thuế hoàn toàn khác nhau, với cách tính và thời điểm hoàn không giống nhau:

Khi nào được hoàn thuế cư trú ở Nhật?

Không phải ai rời khỏi Nhật cũng được hoàn lại thuế cư trú. Việc bạn có được hoàn hay không phụ thuộc vào thời điểm rời Nhật, trạng thái cư trú tại thời điểm tính thuế, và việc đã nộp thuế cư trú trước đó ra sao. Dưới đây là các trường hợp phổ biến mà bạn có thể được hoàn thuế cư trú ở Nhật:

• Bạn rời Nhật trước ngày 1/1 của năm mới: Nếu bạn không còn cư trú tại Nhật vào thời điểm 1/1 – ngày chính phủ xác định danh sách người phải đóng thuế cư trú trong năm – thì bạn không cần đóng thuế cho năm đó. Nếu đã lỡ đóng trước, bạn có thể xin hoàn lại.
• Bạn đã nộp thuế cư trú cả năm nhưng nghỉ việc hoặc về nước giữa chừng: Nhiều người đóng thuế cư trú theo hình thức một lần/nửa năm. Nếu bạn không ở hết thời gian đó thì phần nộp thừa sẽ được xét hoàn lại nếu làm đúng thủ tục.
• Bạn có người ủy quyền làm thủ tục tại Nhật sau khi về nước: Nếu đã rời khỏi Nhật, bạn vẫn có thể làm hồ sơ hoàn thuế từ xa, miễn là có giấy ủy quyền hợp lệ cho người thân, bạn bè hoặc người đại diện ở Nhật nộp thay.
• Bạn đã khai báo chuyển đi với chính quyền địa phương: Việc khai báo chuyển đi (転出届) giúp xác nhận bạn không còn là cư dân Nhật tại thời điểm xét thuế. Nếu không làm bước này, bạn có thể bị tính thuế như người vẫn đang sinh sống tại Nhật.

5 bước chi tiết trong cách lấy lại thuế cư trú ở Nhật 

Cách lấy lại thuế cư trú ở Nhật không hề phức tạp nếu bạn biết rõ trình tự thực hiện. Dưới đây là 5 bước trong cách lấy lại thuế cư trú ở Nhật vô cùng đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng để bạn có thể lấy lại phần thuế đã đóng dư trước khi rời khỏi Nhật.

Bước 1: Kiểm tra thông tin thuế cư trú tại nơi bạn sinh sống

Trước khi rời Nhật, bạn nên đến Shiyakusho (市役所 – văn phòng hành chính quận/huyện) nơi bạn đang cư trú để kiểm tra:

• Tổng số thuế cư trú bạn phải đóng cho năm hiện tại.
• Số tiền bạn đã nộp, còn thiếu hay đã dư.
• Phương thức thanh toán: đóng một lần, chia nhiều kỳ hay công ty trừ lương?

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế

Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục. Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Thẻ cư trú (Zairyu card) và hộ chiếu (còn hạn).
• Giấy xác nhận đã rời khỏi Nhật hoặc vé máy bay (nếu đã về nước).
• Đơn xin hoàn thuế (có thể xin trực tiếp tại Shiyakusho).
• Giấy ủy quyền (委任状 – ininjou) nếu bạn nhờ người khác thực hiện thủ tục thay.
• Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn (có thể là ngân hàng Nhật hoặc nước ngoài – tùy từng địa phương chấp nhận).

Nếu đã về nước, bạn nên scan tất cả giấy tờ và gửi kèm bản sao công chứng cho người được ủy quyền.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Shiyakusho hoặc gửi qua bưu điện

Tùy vào tình huống, bạn có thể chọn cách nộp hồ sơ như sau:

• Nếu bạn còn ở Nhật: Trực tiếp đến Shiyakusho để nộp hồ sơ và được hướng dẫn thêm nếu thiếu sót.
• Nếu bạn đã về nước: Nhờ người đại diện ở Nhật đến nộp hồ sơ hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện quốc tế (EMS) đến đúng Shiyakusho bạn đã cư trú.

Bước 4: Chờ xác nhận từ chính quyền địa phương

Sau khi hồ sơ được nộp, Shiyakusho sẽ tiến hành:

• Xác nhận lại toàn bộ giấy tờ.
• Kiểm tra tình trạng đóng thuế và xác định phần thuế có thể hoàn.
• Liên hệ nếu thiếu giấy tờ hoặc cần bổ sung thông tin.

Bước 5: Nhận tiền hoàn thuế

Khi hồ sơ được duyệt, số tiền hoàn thuế sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký trong hồ sơ.

• Nếu là tài khoản Nhật, bạn thường nhận tiền nhanh hơn, không mất phí.
• Nếu là tài khoản nước ngoài, có thể tốn vài tuần và phát sinh phí chuyển khoản quốc tế.

Một số lưu ý quan trọng khi lấy lại thuế cư trú ở Nhật

Khi đã nắm được quy trình và cách lấy lại thuế cư trú ở Nhật, bạn cần ghi nhớ thêm những lưu ý sau, để tránh việc gặp khó khăn khi xử lý hồ sơ:

• Nên bắt đầu thủ tục trước khi rời Nhật ít nhất 2-4 tuần: Điều này giúp bạn có đủ thời gian kiểm tra thuế, chuẩn bị hồ sơ và làm việc trực tiếp với Shiyakusho – tiết kiệm rất nhiều so với việc xử lý từ nước ngoài.
• Bắt buộc phải khai báo chuyển đi (転出届) tại Shiyakusho: Đây là bước xác nhận bạn không còn là cư dân Nhật sau khi rời đi. Nếu không khai báo, bạn vẫn bị xem là người cư trú và có thể bị tính thuế cho năm sau dù đã rời Nhật.
• Chỉ được hoàn khi bạn rời Nhật trước ngày 1/1: Đây là mốc thời gian chính phủ xác định danh sách người phải đóng thuế cư trú năm tiếp theo. Nếu bạn rời Nhật sau ngày này, bạn vẫn phải đóng thuế cả năm đó, không được miễn, cũng không được hoàn.
• Nếu đã về nước, cần có người đại diện kèm giấy ủy quyền hợp lệ: Bạn không thể trực tiếp xử lý nếu đã ở ngoài Nhật. Giấy ủy quyền cần ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung ủy quyền và có chữ ký của hai bên (có thể cần đóng dấu cá nhân – 印鑑).
• Mỗi địa phương có quy định khác nhau: Thủ tục, mẫu đơn và hình thức chuyển khoản có thể thay đổi tùy vào thành phố/quận nơi bạn từng sinh sống. Hãy liên hệ trực tiếp Shiyakusho để nhận hướng dẫn cụ thể.
• Lưu giữ mọi hóa đơn, sao kê, thư từ liên quan đến thuế: Đây là cơ sở để bạn đối chiếu nếu có nhầm lẫn về số tiền hoặc thời gian xử lý. Đặc biệt nếu nhờ người khác làm thay, việc giữ tài liệu rõ ràng là rất cần thiết.
• Khoản tiền được hoàn có thể bị trừ phí chuyển khoản quốc tế (nếu bạn nhận qua tài khoản nước ngoài). Nên ưu tiên dùng tài khoản ngân hàng tại Nhật nếu còn sử dụng được, để tránh mất phí và nhận tiền nhanh hơn.

Hiểu và thực hiện đúng cách lấy lại thuế cư trú ở Nhật không chỉ giúp bạn bảo vệ quyền lợi tài chính của mình trước khi về nước, mà còn là bước cuối cùng để kết thúc hành trình sống và làm việc tại Nhật một cách trọn vẹn. Đừng để những khoản tiền bạn đã vất vả làm ra bị bỏ quên chỉ vì thiếu thông tin hoặc không chuẩn bị kịp thời bạn nhé!

Và nếu bạn cần một người bạn đồng hành hỗ trợ trong quá trình sống tại Nhật, từ giữ kết nối liên lạc, hướng dẫn các thủ tục hành chính bằng tiếng Việt, đến tư vấn dịch vụ viễn thông, thì đừng quên T-Connect – ứng dụng viễn thông đầu tiên dành riêng cho người Việt tại Nhật. Với T-Connect, bạn không chỉ liên lạc dễ dàng mà còn cập nhật nhanh chóng thông tin hữu ích về thuế, cư trú, y tế, việc làm… và hơn thế nữa!