Làm thế nào để đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật? Giải mã 4 thắc mắc thường gặp khi đổi hộ chiếu 

Nếu bạn đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản, thì việc theo dõi thời hạn của hộ chiếu là điều vô cùng quan trọng. Đặc biệt, đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật là một thủ tục cần thiết để đảm bảo quyền lợi pháp lý và hành chính của bạn. Vậy quy trình này diễn ra như thế nào và cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Cùng T-Connect tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Tại sao cần chú ý đến việc đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật?

Việc đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật là điều vô cùng quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi pháp lý và khả năng sinh sống, học tập, làm việc của bạn tại Nhật. Cụ thể, hộ chiếu hết hạn sẽ ảnh hưởng đến:

• Hộ chiếu là giấy tờ tùy thân quốc tế quan trọng: Đây là giấy tờ bắt buộc khi làm thủ tục xuất nhập cảnh. Nhiều cơ quan, tổ chức tại Nhật yêu cầu hộ chiếu còn hạn để xử lý thủ tục hành chính (ngân hàng, thuê nhà, bảo hiểm…).
• Hộ chiếu hết hạn sẽ ảnh hưởng đến visa: Nếu hộ chiếu hết hạn, bạn không thể xin cấp visa mới hay gia hạn visa cũ dù vẫn còn thời gian cư trú tại Nhật.
• Không thể đi lại quốc tế: Hộ chiếu hết hạn đồng nghĩa bạn không thể di chuyển qua lại giữa Nhật và các quốc gia khác, dù visa vẫn còn hiệu lực. Nếu hộ chiếu của bạn không còn hạn, các hãng hàng không sẽ từ chối bạn tại quầy check-in.
• Tránh rắc rối và mất thời gian: Nếu để hộ chiếu hết hạn quá lâu, bạn có thể phải làm lại từ đầu thay vì chỉ đổi hộ chiếu. Việc này khiến thủ tục kéo dài và có thể ảnh hưởng đến lịch trình cá nhân hoặc công việc.

Quy trình đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật

Quy trình đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật dành cho công dân Việt Nam sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Nhật Bản gồm các bước đơn giản sau đây nhưng cần thực hiện đúng và đầy đủ:

Bước 1: Đặt lịch hẹn online

• Truy cập website chính thức của Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka.
• Điền thông tin và chọn ngày giờ nộp hồ sơ theo hướng dẫn.
• In hoặc lưu xác nhận đặt hẹn.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

• Mang theo đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
• Cẩn thận bảo quản hộ chiếu mới.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại nơi đã đặt hẹn

Địa điểm nộp hồ sơ:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo
• Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka
• Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka

Bạn cần đến đúng giờ, mang theo toàn bộ giấy tờ. Khi đến lượt bạn, nhân viên lãnh sự sẽ kiểm tra, hướng dẫn bổ sung (nếu thiếu). Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được hướng dẫn đóng phí đổi hộ chiếu.

Bước 4: Đóng phí

Bạn có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ ATM. Sau đó, bạn sẽ nhận được biên lai và giấy hẹn nhận kết quả.

Bước 5: Nhận hộ chiếu mới

• Thời gian xử lý: 5–10 ngày làm việc (không tính cuối tuần và ngày lễ).
• Bạn có thể nhận trực tiếp hoặc yêu cầu gửi qua đường bưu điện (phải chuẩn bị phong bì có dán tem và ghi sẵn địa chỉ).

Hồ sơ và tài liệu cần thiết khi đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật

Trước khi đến Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để quá trình đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật diễn ra suôn sẻ, tránh mất thời gian bổ sung hồ sơ nhiều lần. Dưới đây là những thứ bạn cần mang theo:

• Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
• Tờ khai
  • Đối với người 14 tuổi trở lên (tải tại đây);
  • Đối với người dưới 14 tuổi (tải tại đây);
• 02 ảnh thẻ 4x6cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng; ảnh chụp cân đối, đầy đủ khuôn mặt. Không sử dụng ảnh nền xanh hoặc ảnh đen trắng).
• Hộ chiếu bản gốc và bản photocopy trang 2-3;
• Bản sao Thẻ ngoại kiều (hai mặt); Phiếu cư trú (住民票) bản gốc;
• Bản sao Chứng minh thư/Căn cước công dân (đối với người lớn), bản sao Giấy khai sinh/Trích lục khai sinh (đối với trẻ em dưới 14 tuổi);

Những câu hỏi thường gặp khi hộ chiếu hết hạn

Khi sinh sống ở nước ngoài, đặc biệt là tại Nhật, nhiều người Việt vẫn chưa rõ những quy định và thủ tục liên quan đến hộ chiếu. Hãy để T-Connect giải đáp 5 câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến việc đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật:

Lệ phí khi đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật?

Lệ phí dao động từ 6,000 – 8,000 yên, tùy theo hình thức nộp (trực tiếp hay qua bưu điện) và từng thời điểm. Một số cơ quan lãnh sự chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản, một số khác yêu cầu tiền mặt – bạn nên kiểm tra trước trên trang web chính thức.

Khi nào cần cấp lại hộ chiếu hết hạn?

Bạn nên đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật khi thời hạn hộ chiếu còn dưới 6 tháng, vì nhiều thủ tục như xin visa, gia hạn cư trú hoặc mua vé máy bay đều yêu cầu hộ chiếu còn hiệu lực tối thiểu 6 tháng.

Hộ chiếu hết hạn có gia hạn được không?

Không. Hiện nay, hộ chiếu không còn được gia hạn như trước. Thay vào đó, bạn sẽ phải làm lại hộ chiếu mới hoàn toàn khi hộ chiếu cũ hết hạn.

Hộ chiếu hết hạn có đi máy bay được không?

Không thể. Hộ chiếu hết hạn không còn giá trị pháp lý, bạn sẽ không thể làm thủ tục check-in quốc tế, kể cả khi visa còn hiệu lực. Các hãng hàng không sẽ từ chối bạn ngay tại sân bay.

Hộ chiếu hết hạn có bị phạt không?

Không có quy định xử phạt nếu bạn không sử dụng hộ chiếu hết hạn. Tuy nhiên, nếu bạn dùng hộ chiếu hết hạn để làm thủ tục cư trú hoặc khai báo sai thông tin, có thể bị nhắc nhở hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Thông tin liên hệ để được tư vấn về thủ tục đổi hộ chiếu hết hạn tại Nhật Bản?

• Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: +81-3-3262-2851.
• Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: +81-6-6470-6300.
• Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: +81-92-401-3000.

Lời khuyên cho người muốn đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật

Việc đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật tuy không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi bạn phải chủ động theo dõi thời hạn và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng. Để tránh mất thời gian và rắc rối không đáng có, dưới đây là một số lời khuyên thực tế dành cho bạn:

• Theo dõi thời hạn hộ chiếu định kỳ, đặc biệt nếu bạn sắp xin visa, gia hạn lưu trú hoặc về nước.
• Thực hiện đổi hộ chiếu trước khi hết hạn ít nhất 6 tháng, để đảm bảo thuận lợi cho mọi thủ tục liên quan.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác theo danh sách yêu cầu từ Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán.
• Đặt lịch hẹn online trước khi đến nộp hồ sơ, tránh trường hợp không được tiếp nhận do quá tải.
• Giữ bản scan và bản photo hộ chiếu cũ, phòng khi cần đối chiếu trong các thủ tục hành chính.
• Phải làm thủ tục đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật trực tiếp tại Tổng Lãnh sự quán. Kết quả của thủ tục đổi hộ có thể trả qua bưu điện, đương sự cần chuẩn bị thêm Letter pack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình).

Việc đổi hộ chiếu hết hạn ở Nhật là một thủ tục quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi cư trú, đi lại và làm việc của bạn tại xứ sở hoa anh đào. Đừng chờ đến khi hộ chiếu hết hạn mới bắt đầu loay hoay xử lý – hãy chủ động theo dõi thời hạn và chuẩn bị hồ sơ từ sớm để tránh rủi ro không mong muốn. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ quy trình và giải đáp những thắc mắc thường gặp xoay quanh vấn đề này!