Phải làm sao khi mất thẻ ngoại kiều ở Nhật? Cách xử lý nhanh gọn bạn nên biết!

Sống và làm việc tại Nhật Bản, thẻ ngoại kiều giống như “chứng minh thư” vô cùng quan trọng đối với người nước ngoài. Tuy nhiên, nếu chẳng may mất thẻ ngoại kiều ở Nhật, bạn cần xử lý như thế nào để không bị ảnh hưởng đến tình trạng cư trú, công việc và cuộc sống hàng ngày? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây để có hướng xử lý đúng và nhanh nhất nhé!

Xử lý nhanh gọn khi mất thẻ ngoại kiều giúp tránh các sự cố

Thẻ ngoại kiều là gì, có quan trọng không?

Thẻ ngoại kiều, hay còn gọi là thẻ cư trú (Residence Card – 在留カード), là giấy tờ pháp lý cực kỳ quan trọng đối với người nước ngoài sống tại Nhật Bản. Thẻ này không đơn thuần là một loại giấy tờ tùy thân thông thường mà còn là chứng minh tư cách lưu trú hợp pháp của bạn tại đất nước mặt trời mọc.

Thẻ ngoại kiều chứa đựng những thông tin cá nhân quan trọng như họ tên, quốc tịch, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ hiện tại ở Nhật, tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú. Ngoài ra, thẻ ngoại kiều còn có mã số cư trú độc nhất (My Number) và được gắn chip điện tử lưu trữ thông tin sinh trắc học của chủ sở hữu.

Tầm quan trọng của thẻ ngoại kiều thể hiện ở chỗ:

Là giấy tờ bắt buộc phải mang theo người khi sinh sống tại Nhật
Dùng để chứng minh tư cách lưu trú hợp pháp
Cần thiết khi làm các thủ tục hành chính, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng điện thoại
Sử dụng khi đi khám bệnh, vào bệnh viện
Cần thiết khi xin việc làm hoặc thuê nhà

Theo luật pháp Nhật Bản, người nước ngoài luôn phải mang theo thẻ ngoại kiều bên mình. Việc không xuất trình được thẻ khi cơ quan chức năng yêu cầu có thể dẫn đến bị phạt tiền lên đến 200,000 yên.

Thẻ ngoại kiều vô cùng quan trọng với người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật

Hậu quả khi mất thẻ ngoại kiều

Khi mất thẻ ngoại kiều ở Nhật, bạn sẽ đối mặt với nhiều hậu quả nghiêm trọng nếu không xử lý kịp thời và đúng cách:

Vi phạm pháp luật: Luật pháp Nhật Bản quy định người nước ngoài phải luôn mang theo thẻ ngoại kiều. Không có thẻ đồng nghĩa với việc bạn không tuân thủ quy định này.
Khó khăn trong cuộc sống hàng ngày: Không có thẻ ngoại kiều, bạn sẽ gặp trở ngại khi thực hiện các giao dịch tài chính, thuê nhà, ký hợp đồng điện thoại, hoặc thậm chí khi đi lại trong nước.
Rủi ro an ninh cá nhân: Thẻ ngoại kiều chứa thông tin cá nhân quan trọng. Nếu rơi vào tay người xấu, thông tin của bạn có thể bị lợi dụng để thực hiện các hoạt động phi pháp.
Phạt tiền: Nếu không báo cáo việc mất thẻ trong vòng 14 ngày kể từ khi phát hiện (hoặc từ khi bạn có thể báo cáo), bạn có thể bị phạt tiền lên đến 200,000 yên.
Phiền phức về thủ tục: Việc làm lại thẻ ngoại kiều đòi hỏi nhiều thủ tục giấy tờ, mất thời gian và chi phí.

Chính vì những hậu quả nghiêm trọng nêu trên, việc xử lý kịp thời khi mất thẻ ngoại kiều ở Nhật là vô cùng quan trọng. May mắn thay, chính phủ Nhật Bản có quy trình rõ ràng để giải quyết vấn đề này.

Các bước xử lý khi mất thẻ ngoại kiều ở Nhật

Khi phát hiện mất thẻ ngoại kiều ở Nhật, bạn cần thực hiện ngay các bước sau đây để giảm thiểu rủi ro và xử lý tình huống một cách hợp pháp:

Khai báo mất thẻ tại sở cảnh sát

Việc đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần làm khi mất thẻ ngoại kiều ở Nhật là đến đồn cảnh sát (交番 – Koban) gần nhất để khai báo. Bạn cần trình bày tình huống và cung cấp thông tin cá nhân cũng như chi tiết về việc mất thẻ.

Bạn cần khai báo trong vòng 14 ngày kể từ khi phát hiện mất thẻ. Tuy nhiên, tốt nhất nên làm việc này càng sớm càng tốt để đảm bảo an toàn thông tin cá nhân. Sau khi hoàn tất khai báo, bạn sẽ nhận được một giấy chứng nhận đã khai báo mất thẻ (遺失届証明書 – Ishitsu Todoke Shomeisho). Đây là giấy tờ quan trọng cần được giữ cẩn thận để sử dụng trong bước tiếp theo.

Trình báo cơ quan công an ngay khi mất thẻ ngoại kiều

Xin cấp lại thẻ ngoại kiều: Cần những giấy tờ gì?

Sau khi đã khai báo với cảnh sát, bạn cần đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương (出入国在留管理局 – Shutsunyukoku Zairyu Kanrikyoku) để xin cấp lại thẻ ngoại kiều. Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

Đơn xin cấp lại thẻ cư trú (在留カード再交付申請書 – Zairyu Card Saikofu Shinseisho): Mẫu đơn này có sẵn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc có thể tải về từ trang web chính thức của họ.
Giấy chứng nhận đã khai báo mất thẻ từ cảnh sát (遺失届証明書 – Ishitsu Todoke Shomeisho)
Hộ chiếu còn hiệu lực
Ảnh thẻ (4cm x 3cm, chụp trong vòng 3 tháng gần nhất)
Giấy tờ bổ sung tùy từng trường hợp:
- Thẻ bảo hiểm y tế
- Giấy phép lái xe Nhật Bản (nếu có)
- Thẻ My Number (nếu có)
- Giấy tờ chứng minh địa chỉ hiện tại

Lệ phí và các chi phí liên quan

Khi làm thủ tục cấp lại thẻ ngoại kiều do bị mất, bạn cần chuẩn bị các khoản chi phí sau:

Lệ phí cấp lại thẻ ngoại kiều: 1,600 yên. Đây là mức phí chính thức theo quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
Chi phí chụp ảnh thẻ: Khoảng 600-1,000 yên nếu bạn chụp tại các máy chụp ảnh tự động (証明写真機 – Shomei Shashinki) phổ biến tại Nhật.
Chi phí đi lại: Tùy thuộc vào khoảng cách từ nơi bạn sống đến đồn cảnh sát và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Lưu ý quan trọng: Lệ phí cấp lại thẻ ngoại kiều chỉ có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tem thuế (収入印紙 – Shunyu Inshi) mua tại các cửa hàng tiện lợi hoặc bưu điện. Không chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng hay chuyển khoản.

Thời gian làm lại thẻ ngoại kiều

Thông thường, thời gian để Cục Quản lý Xuất nhập cảnh xử lý hồ sơ và cấp lại thẻ ngoại kiều mới là khoảng 1-2 tuần. Tuy nhiên, thời gian chính xác có thể thay đổi tùy theo tình hình tại từng văn phòng địa phương.

Trong thời gian chờ đợi, bạn sẽ được cấp một giấy xác nhận đang làm thủ tục cấp lại thẻ ngoại kiều (申請受理証明書 – Shinsei Juri Shomeisho). Giấy này có giá trị như một giấy tờ tùy thân tạm thời và chứng minh bạn đang trong quá trình làm lại thẻ hợp pháp.

Khi thẻ ngoại kiều mới đã sẵn sàng, bạn sẽ nhận được thông báo qua:

Bưu thiếp gửi đến địa chỉ đăng ký
Tin nhắn SMS (nếu bạn đã đăng ký số điện thoại)
Email (nếu bạn đã đăng ký địa chỉ email)

Bạn có thể đợi từ 1 đến 2 tuần để nhận thẻ ngoại kiều mới làm lại

Các lưu ý quan trọng khi mất thẻ ngoại kiều ở Nhật

Khi đối mặt với tình huống mất thẻ ngoại kiều ở Nhật, ngoài việc thực hiện các thủ tục cần thiết, bạn cần lưu ý thêm những điểm quan trọng sau:

Thời hạn nộp hồ sơ: Bạn phải nộp đơn xin cấp lại thẻ trong vòng 14 ngày kể từ ngày mất thẻ. Việc chậm trễ có thể dẫn đến việc bị xử phạt hoặc ảnh hưởng đến tình trạng cư trú của bạn.
Giữ bản sao thẻ: Trước khi mất thẻ, nếu bạn đã có bản sao hoặc ảnh chụp thẻ, việc xin cấp lại sẽ dễ dàng hơn.
Không sử dụng thẻ cũ nếu tìm lại được: Sau khi đã xin cấp lại thẻ mới, thẻ cũ sẽ không còn hiệu lực, dù bạn có tìm lại được.
Luôn mang theo giấy tờ tùy thân: Trong thời gian chờ cấp lại thẻ, hãy luôn mang theo hộ chiếu và giấy chứng nhận mất thẻ để tránh bị xử phạt khi bị kiểm tra.

Hỏi đáp về mất thẻ ngoại kiều ở Nhật

Tôi mất thẻ ngoại kiều khi đang ở nước ngoài, tôi nên làm gì?

Nếu bạn mất thẻ ngoại kiều khi đang ở nước ngoài, bạn cần liên hệ với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại nước sở tại để thông báo. Sau khi nhập cảnh, bạn cần làm thủ tục báo mất và xin cấp lại thẻ trong vòng 14 ngày

Có thể nhờ người khác làm thủ tục xin cấp lại thẻ ngoại kiều không?

Về nguyên tắc, bạn phải trực tiếp đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để làm thủ tục. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như bị bệnh nặng hoặc thai phụ sắp sinh, bạn có thể ủy quyền cho người thân (vợ/chồng, con cái, bố mẹ) làm thay. Người được ủy quyền cần mang theo giấy ủy quyền và giấy tờ chứng minh mối quan hệ với bạn.

Nếu đang đợi cấp lại thẻ mà bị kiểm tra, phải làm sao?
Trong lúc đợi cấp lại thẻ, bạn nên luôn mang theo giấy xác nhận khai báo mất do cảnh sát cấp và giấy hẹn nộp hồ sơ từ Cục xuất nhập cảnh. Những giấy tờ này có giá trị tạm thời để chứng minh bạn đang trong quá trình xử lý.

Nếu mất cả thẻ ngoại kiều và hộ chiếu thì xử lý ra sao?
Trường hợp mất cả hai loại giấy tờ, bạn cần khai báo với cảnh sát để xin giấy xác nhận mất, sau đó liên hệ với Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật để xin cấp lại hộ chiếu trước, rồi mới làm lại thẻ ngoại kiều.

Mất thẻ ngoại kiều ở Nhật là một tình huống không ai mong muốn, nhưng nếu chẳng may gặp phải, bạn không nên hoảng loạn. Việc chủ động xử lý không chỉ giúp bạn tránh được các rắc rối về pháp lý mà còn đảm bảo duy trì tình trạng cư trú hợp pháp tại Nhật Bản. Ngoài ra, bạn cũng nên cẩn thận hơn trong việc giữ gìn các giấy tờ quan trọng để tránh mất mát tương tự trong tương lai.