Mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật mới nhất – Hướng dẫn cách viết đơn từ A-Z

Mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản không đơn thuần là nộp đơn và rời đi. Người Nhật rất coi trọng tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp, vì vậy nếu không làm đúng quy trình, bạn có thể gặp rắc rối không đáng có, thậm chí ảnh hưởng đến sự nghiệp sau này. Làm thế nào để xin thôi việc một cách lịch sự, chuyên nghiệp mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt với công ty? Hãy cùng T-Connect tìm hiểu mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật mới nhất 2025 và các bước giúp bạn rời đi trong êm đẹp, không để lại “drama”!

Quy trình xin nghỉ việc ở Nhật

Khi quyết định nghỉ việc tại Nhật Bản, bạn cần tuân theo một quy trình chuẩn để không ảnh hưởng đến công việc hiện tại và giữ mối quan hệ tốt với công ty. Dưới đây là quy trình xin nghỉ việc ở Nhật chuẩn chỉnh mà bạn cần nắm rõ:

Thông báo ý định nghỉ việc với cấp trên

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là thông báo ý định nghỉ việc với cấp trên. Tuỳ theo hợp đồng lao động, thời điểm phù hợp để thông báo trước sẽ khác nhau:

• Nhân viên chính thức: Thông báo trước 1-3 tháng theo quy định của công ty.
• Nhân viên hợp đồng: Thông báo trước 1 tháng hoặc theo điều khoản hợp đồng.
• Nhân viên làm thêm: Thông báo trước 2 tuần – 1 tháng.

Nếu hợp đồng không có quy định rõ, theo luật lao động Nhật Bản, bạn có thể nghỉ sau 14 ngày kể từ khi thông báo. Tuy nhiên, để tránh ảnh hưởng đến công ty và giữ gìn quan hệ tốt đẹp, bạn nên báo trước ít nhất 1 tháng.

Nộp đơn xin nghỉ việc

Sau khi thông báo nghỉ việc, bạn cần viết đơn xin nghỉ và nộp trực tiếp cho bộ phận nhân sự. Một số công ty yêu cầu 退職届 (Taishoku Todoke) – đây là đơn xin nghỉ chính thức và không thể rút lại. Bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật mới nhất tại mục tiếp theo.

Bàn giao công việc và hướng dẫn cho người kế nhiệm

Việc thôi việc không có nghĩa là bạn có thể “buông xuôi” ngay lập tức. Trước khi rời đi, hãy đảm bảo:

• Hoàn thành các công việc còn dang dở.
• Viết tài liệu bàn giao công việc một cách rõ ràng.
• Hướng dẫn người kế nhiệm nếu công ty đã sắp xếp nhân sự thay thế.

Thời gian bàn giao thường từ 2 tuần đến 1 tháng, tùy vào độ phức tạp của công việc.

Trả lại tài sản cho công ty

Trước khi rời đi, bạn cần trả lại các tài sản mà công ty đã cấp trong quá trình làm việc, bao gồm:

• Thẻ nhân viên, máy tính, đồng phục, chìa khóa văn phòng,…
• Tài liệu nội bộ và các tài sản liên quan đến công ty.

Nhận giấy tờ nghỉ việc và thanh toán lương cuối cùng

Sau khi hoàn tất bàn giao và trả lại tài sản cho công ty, bạn cần nhận giấy xác nhận nghỉ việc và các giấy tờ quan trọng khác như:

• 雇用保険被保険者証 (Koyou Hoken Hihokenshashou): Chứng nhận bảo hiểm lao động.
• 年金手帳 (Nenkin Techou): Sổ bảo hiểm hưu trí.
• 源泉徴収票 (Gensen Choushuu Hyou): Giấy khấu trừ thuế để nộp cho công ty mới.

Tiền lương cuối của bạn thường được thanh toán vào kỳ lương tiếp theo.

Cách nói xin nghỉ việc ở Nhật lịch sự và chuyên nghiệp

Việc xin nghỉ không nên thông báo qua email. Người Nhật rất coi trọng giao tiếp trực tiếp, vì vậy, bạn nên gặp riêng cấp trên để trao đổi trước. Nếu bạn vẫn chưa biết nên thông báo nghỉ việc như thế nào cho chuẩn chỉnh, hãy để T-Connect gợi ý một số cách nói xin nghỉ việc ở Nhật một cách lịch sự, chuyên nghiệp và không làm mất lòng cấp trên:

1. Khi gặp trực tiếp cấp trên:
📌お忙しいところ恐れ入りますが、少しお時間をいただけますでしょうか？
(Tôi xin lỗi vì làm phiền, nhưng anh/chị có thể dành chút thời gian cho tôi được không?)

2. Khi thông báo ý định nghỉ việc:
📌一身上の都合により、退職させていただきたいと思います。
(Vì lý do cá nhân, tôi mong muốn xin nghỉ việc.)

Nếu bạn muốn nhấn mạnh thời gian nghỉ việc, có thể nói thêm:
📌 〇月〇日をもちまして退職させていただきたいと考えております。
(Tôi dự định sẽ nghỉ việc vào ngày ….)

3. Khi cảm ơn công ty trước khi rời đi:
📌今まで大変お世話になり、ありがとうございました。
(Tôi rất biết ơn vì sự giúp đỡ của công ty trong suốt thời gian qua.)

4. Cách xử lý khi cấp trên muốn giữ bạn lại:
Trong một số trường hợp, công ty có thể đề nghị tăng lương, thay đổi vị trí hoặc điều kiện làm việc để giữ bạn lại. Nếu bạn đã quyết định nghỉ, hãy từ chối khéo léo bằng cách:
📌ご配慮いただきありがとうございます。しかし、決意は変わりません。
(Cảm ơn anh/chị đã quan tâm, nhưng quyết định của tôi không thay đổi.)

Nếu bạn vẫn còn phân vân, có thể xin thêm thời gian suy nghĩ:
📌少し考える時間をいただけますでしょうか？
(Tôi có thể xin thêm thời gian để suy nghĩ không?)

Cách viết đơn xin nghỉ việc ở Nhật

Tại Nhật Bản, khi xin nghỉ việc, bạn không chỉ thông báo miệng với cấp trên mà còn cần nộp đơn xin thôi việc (退職願 – Taishoku Negai). Dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật và cách viết đơn xin nghỉ việc chi tiết:

Mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật

Hiện nay, đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản hiện nay bao gồm có 2 loại đó là:

• 退職願 (Taishoku Negai) Đơn xin nghỉ việc: Được viết khi bạn đề nghị nghỉ việc nhưng chưa chắc chắn được phê duyệt. Cấp trên có thể xem xét và đàm phán.
• 退職届 (Taishoku Todoke) Đơn thông báo nghỉ việc: Đây là đơn chính thức thông báo bạn chắc chắn sẽ nghỉ việc, không thể rút lại. Một số công ty yêu cầu đơn này thay vì 退職願.

Nếu công ty không yêu cầu đơn xin thông báo nghỉ việc, bạn chỉ cần nộp đơn xin nghỉ việc trước và chờ quyết định. Bạn có thể viết đơn nghỉ việc theo chiều ngang hoặc chiều dọc (trên khổ giấy A4). Tuy nhiên người Nhật thường viết theo chiều dọc.

Bạn có thể tải mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật dưới dạng Word dưới đây:

• Mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật phiên bản trình bày dọc.
• Mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật phiên bản trình bày ngang.

Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc ở Nhật

Đơn xin thôi việc thường được viết tay trên giấy A4 hoặc đánh máy. Nội dung cần ngắn gọn, trang trọng theo đúng quy tắc doanh nghiệp Nhật Bản. Bố cục của 1 đơn xin nghỉ việc tiêu chuẩn ở Nhật được trình bày như sau:

1. Dòng mở đầu/tiêu đề: Viết tiêu đề lớn ở dòng đầu tiên từ bên phải qua: 退職願 (Đơn xin nghỉ việc) hoặc 退職届 (Đơn thông báo nghỉ việc).
2. Giới thiệu: Ở cuối dòng đầu tiên của văn bản, hãy viết 私儀 (わたくしぎ) hoặc 私事. Nó có nghĩa là vấn đề riêng tư.
3. Lý do nghỉ việc: Hãy chọn lọc thông tin để ghi vào, tránh đề cập lý do quá tiêu cực. Bạn cũng có thể không tiết lộ lý do cụ thể, mà chỉ viết đơn giản là 一身上の都合 (lý do cá nhân).
4. Ngày nghỉ việc: Trình bày ngày nghỉ việc theo lịch phương Tây, tuân thủ đúng qui định của công ty.
5. Lời cảm ơn: Cuối đơn, bạn cần khẳng định lại đề nghị của mình và gửi lời cảm ơn lịch sự.
6. Ngày viết đơn: Ghi theo định dạng YYYY年MM月DD日 (Năm/Tháng/Ngày).
7. Phòng ban và ký tên: Ghi đầy đủ họ tên, bộ phận bạn đang làm viêc và ký tên.
8. Thông tin người nhận: Ở phần này, bạn viết tên đầy đủ của giám đốc điều hành tổ chức, kèm thêm kính ngữ như Tono (殿) hoặc Sama (様).

Những lưu ý quan trọng khi xin nghỉ việc ở Nhật

Để có thể giữ mối quan hệ với công ty cũ và không ảnh hưởng đến danh tiếng cá nhân, bạn cần tuân thủ các các lưu ý và quy tắc lịch sự, chuyên nghiệp sau đây:

• Viết tay đơn xin nghỉ việc ở Nhật: Mặc dù hiện nay nhiều công ty ở Nhật hiện nay đã cho phép nộp đơn xin việc qua Internet, tuy nhiên việc viết tay đơn xin nghỉ vẫn được đánh giá cao hơn.
• Giấy viết: khổ B5 hoặc A4, bạn bắt buộc phải dùng giấy trắng mực đen.
• Thông báo với cấp trên trước khi nộp đơn: Ở Nhật, việc thông báo trước với trưởng phòng hoặc quản lý trực tiếp là phép lịch sự cần thiết. Bạn nên hẹn gặp riêng, trình bày lý do nghỉ việc một cách chuyên nghiệp, tránh làm ảnh hưởng đến công ty.
• Giữ thái độ vui vẻ, chuyên nghiệp đến ngày cuối cùng: Dù lý do nghỉ việc là gì, bạn vẫn nên giữ thái độ tôn trọng với cấp trên, đồng nghiệp. Không nên nói xấu công ty hay cấp trên, không nên làm việc hời hợt trong những ngày cuối cùng, không tự ý rời công ty trước ngày chính thức nghỉ.
• Cách gấp đơn:
  • Căn và chia tờ đơn thành 3 phần.
  • Gấp 1/3 từ dưới lên.
  • Gấp phần còn lại từ trên xuống.
• Sau khi viết xong đơn nghỉ việc, bạn cần đặt đơn vào một phong bì trắng không dán kín, ghi rõ 退職願 trên bìa.
• Kiểm tra quyền lợi sau khi nghỉ việc: Nếu có ngày phép chưa sử dụng, bạn có thể yêu cầu nghỉ trước khi chính thức nghỉ việc. Xác nhận về lương tháng cuối, thưởng và bảo hiểm xã hội để tránh thiệt thòi.

Việc có một mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật và cách viết đơn xin nghỉ đúng chuẩn không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp quá trình rời công ty diễn ra suôn sẻ. Dù bạn nghỉ việc vì bất kỳ lý do nào, hãy luôn tuân thủ quy trình, thông báo trước đúng thời hạn và bàn giao công việc đầy đủ. Hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc ở Nhật và có một quá trình chuyển đổi thuận lợi!

Nếu bạn đang sinh sống tại Nhật Bản và tìm kiếm một dịch vụ viễn thông đáng tin cậy, T-connect là sự lựa chọn tuyệt vời. Với đội ngũ 100% người Việt, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn với nhiều ưu đãi hấp dẫn, bao gồm miễn phí vận chuyển đơn hàng trên toàn quốc.

T-connect cung cấp các gói cước di động và internet linh hoạt, giúp bạn dễ dàng kết nối với gia đình và bạn bè ở quê nhà. Hãy đến với T-connect để trải nghiệm dịch vụ tận tâm và chuyên nghiệp, giúp bạn luôn cảm thấy gần gũi dù ở xa!

Đội ngũ T-connect