Chào hỏi sẽ quyết định ấn tượng đầu tiên!
Chào hỏi được coi là một trong những phương thức giao tiếp quan trọng ở chốn công sở bận rộn. Tại Nhật Bản, những người vào công ty sau phải mở lời trước và chào hỏi những người khác. Đây là điều hết sức bình thường. Đặc biệt là những người mới vào công ty, cần phải luôn cố gắng chủ động chào hỏi tất cả mọi người bằng thái độ vui tươi nhất để được mọi người nhớ mặt.
Những câu chào quen thuộc có thể kể đến như “Ohayo Gozaimasu” (Chào buổi sáng) khi đến công ty, “Osaki ni Shitsureishimasu” (Tôi xin phép về trước) khi rời công ty, hay câu nói “Osewa ni natteorimasu” (Cảm ơn anh đã luôn giúp đỡ chúng tôi!) khi gặp đối tác, “Otsukaresama desu” (Bạn đã làm việc vất vả rồi) với đồng nghiệp thường xuất hiện trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Những từ như “Osewa ni natteorimasu” hay “Otsukaresama desu” là lời mở đầu giúp cho cuộc nói chuyện suôn sẻ. Đây đồng thời cũng là quy tắc ứng xử thể hiện thái độ tôn trọng dành cho đối phương.
Nếu không phân biệt được cách sử dụng những cụm từ này, hãy hỏi đồng nghiệp và sếp của bạn. Những người có thể đưa ra lời chào phù hợp thường sẽ nhận được sự tin tưởng trong kinh doanh. Vì vậy hãy cố gắng sử dụng đúng ngữ cảnh nhé.
Không phân biệt giới tính, tuổi tác, chỉ cần thêm “san” vào sau họ của người Nhật!
Tại các công ty Nhật Bản, mọi người không gọi tên mà thêm hậu tố “san” vào sau họ để gọi đối phương. Ví dụ: Sato san, Tanaka san. Cách gọi này không cần phân biệt tuổi tác, giới tính. Bạn sẽ không gặp phải khó khăn khi giao tiếp vì chỉ cần nghĩ rằng nó tương ứng với tất cả các cụm từ Mr hoặc Mrs/Miss/Ms trong tiếng Anh.
Ở Nhật, những người mang họ Sato, Suzuki hay Tanaka rất nhiều. Trong trường hợp cùng công ty có nhiều người trùng họ, bạn có thể thêm “san” sau tên của họ. Ngoài ra, đối với những người có chức vị cao, thay vì sử dụng hậu tố “san”, người Nhật thường gọi kèm theo chức vụ như “Trưởng phòng ○○” hoặc “Trưởng bộ phận ○○”.
Tuy nhiên, có một điểm quan trọng cần lưu ý. Đó là khi nói chuyện với những người ngoài công ty, người Nhật sẽ chỉ gọi họ mà không thêm hậu tố “san” khi nhắc đến người trong công ty mình. Điều này là do khi đi ra ngoài, những người trong cùng công ty được xem là thân thiết hơn. Những người bình thường gọi theo chức vụ cũng vậy. Phần chức vụ cũng sẽ được lược bỏ và chỉ gọi theo họ thôi. Đây là biểu hiện cho cách suy nghĩ phân biệt trong – ngoài (uchi, soto) của người Nhật mà bạn cần phải biết trước khi vào công ty.
Không đi muộn hay đến quá sớm! Văn hóa đến trước 5 phút
Trong kinh doanh, việc có được sự tin tưởng là điều quan trọng hơn bất cứ thứ gì khác. Trước khi đánh giá chất lượng công việc, những hành vi bình thường cũng rất được xem trọng. Nếu đến muộn, bạn sẽ vô tình gây ấn tượng xấu rằng bạn là “người không có tổ chức”. Chính vì vậy, trong các cuộc thảo luận với khách hàng cũng như các cuộc họp, bạn nên đến sớm và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi thứ. Đây là một phép tắc thông thường. Tuy nhiên, nếu đến sớm quá, có thể bạn sẽ gây cản trở công việc chuẩn bị của đối tác. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên đến trước 5 phút.
Ngoài ra, trong trường hợp bất khả kháng như bị tắc đường hoặc gặp tai nạn đột xuất, bạn hãy liên lạc ngay lập tức với những người liên quan. Sẽ không vấn đề gì nếu bạn liên lạc và trình bày rõ lý do với họ. Nếu liên lạc sau giờ hẹn thì có thể bạn sẽ đánh mất sự tin tưởng của đối phương đó. Hãy chú ý điều này nhé!
Văn hóa làm việc nhóm được coi trọng hơn làm việc cá nhân
Trong công ty ở Nhật, làm việc nhóm được xem trọng hơn làm việc cá nhân. Chính vì thế trong quá trình tuyển chọn xin việc, bạn sẽ được hỏi nhiều câu hỏi để đánh giá xem bạn có thể hợp tác tốt với những người xung quanh hay không. Việc có nhiều cuộc họp để mọi người cùng thảo luận về một vấn đề hay có những việc cần nhiều thời gian để quyết định và đạt được sự đồng thuận của nhiều người chính là những đặc trưng của các công ty Nhật Bản coi trọng tinh thần hợp tác.
Ngoài ra, tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp và từng bộ phận mà bạn có thể bị coi là người không có tinh thần hợp tác nếu quá thẳng thắn đưa ra ý kiến cá nhân. Tùy vào thời điểm nêu ý kiến cũng như cách bạn nói, ấn tượng về bạn sẽ thay đổi. Vì vậy, hãy quan sát xung quanh và đọc tình huống (kuki o yomu) thật kỹ nhé!
Văn hóa “Horenso”
Phần lớn các công ty tại Nhật được chia thành các ban theo vai trò của từng bộ phận. Nhân viên sẽ làm việc trong một hệ thống có tổ chức với trung tâm là các nhà lãnh đạo. Để công việc được tiến hành hiệu quả, mỗi cá nhân cần có trách nhiệm với phần việc của mình. Nhưng nếu chỉ tập trung vào phần việc riêng thì sẽ không đem lại thành quả lớn cho cả nhóm.
Chính vì thế nguyên tắc “Horenso” rất quan trọng. Cụm từ này là viết tắt của 3 từ: Houkoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc) và Soudan (Thảo luận). Bằng cách thường xuyên trao đổi về tình hình, các vấn đề trong công việc của bạn với cấp trên và các thành viên trong nhóm, bạn có thể hiểu rõ về vai trò, nhiệm vụ của bản thân, phát hiện sớm các vấn đề để có thể cùng giúp đỡ lẫn nhau tiến hành công việc. Ngay cả những dự án đòi hỏi tiến độ, thì quy tắc “Horenso” vẫn luôn được xem trọng.
Các công ty đều quan niệm rằng càng những thông tin xấu thì càng cần báo cáo nhanh chóng. Nếu không như vậy thì vấn đề sẽ càng trở nên nghiêm trọng hơn. Nếu bạn có những vấn đề không thể thảo luận với cấp trên, hãy nói chuyện với những bậc tiền bối và đồng nghiệp của mình. Biết đâu bạn sẽ nhận được những lời khuyên đáng giá từ chính kinh nghiệm của họ đó. Việc chia sẻ thông tin hữu ích sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm hơn.
