Giấy tờ cần chuẩn bị
- Tờ khai xin cấp đổi hộ chiếu giấy thông hành
- Phiếu đề nghị trả kết quả
- 2 ảnh thẻ giống nhau có kích thước 3.5 x 4.5 cm, 1 ảnh sẽ dán vào tờ khai xin cấp đổi hộ chiếu giấy thông hành và một ảnh sẽ nộp kèm theo.Yêu cầu về ảnh thẻ là phông nền màu trắng, chụp không quá 6 tháng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính màu
- 1 bản copy trang 2,3,4 của hộ chiếu hiện tại bạn đang có
- Hộ chiếu gốc mà bạn đang có (hộ chiếu sắp hết hạn)
- Xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách lưu trú của bạn tại Nhật Bản: thẻ ngoại kiều (在留カード), phiếu công dân (住民票)
Ở trong đại sứ và những ga gần đó đều có cây chụp ảnh tự động, nếu ảnh của bạn chuẩn bị có vấn đề gì không hợp lệ bạn có thể chụp lại luôn tại những địa điểm đó.
Cả tờ khai xin cấp đổi hộ chiếu giấy thông hành và phiếu đề nghị trả kết quả đều có sẵn mẫu ở đại sứ quán và bạn có thể lấy ở đó để viết rồi nộp luôn.Nhưng để tiết kiệm thời gian thì tốt nhất bạn nên chuẩn bị bản đã viết sẵn ở nhà và đến chỉ việc nộp giấy tờ là xong.
Nơi nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ mà mình đã liệt kê ở trên, các bạn mang đến Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản để nộp.
- Địa chỉ : ₸151-0062 東京都渋谷区元代々木町50-11、ベトナム大使館、領事部/ Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11, Betonamu Taishikan, Ryōji-bu
- Thời gian làm việc: 9:30 – 12:00 (nhận hồ sơ tới 11:30) và 14:00 – 17:00 (nhận hồ sơ đến 16:30) các buổi từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần trừ ngày lễ
- Ga gần nhất tới Đại sứ quán : 小田急線 代々木八幡駅 / Odakyū-sen, Yoyogi-Hachiman-eki
- Lệ phí: 8500 yên/ hộ chiếu (lấy sau 05 ngày làm việc) hoặc 12600 yên/ hộ chiếu (lấy ngay trong ngày,khoảng 1 tiếng sau khi nộp đủ giấy tờ)
Do thời gian nghỉ trưa của Đại sứ quán là từ 12h-14h nên nếu bạn xin cấp đổi hộ chiếu mới mà muốn lấy luôn kết quả thì tốt nhất bạn nên đến vào đầu giờ làm việc buổi sáng để làm thủ tục.Khi đó bạn có khả năng sẽ lấy được luôn hộ chiếu mới trước 12 giờ trưa.
Nếu bạn như mình nộp hồ sơ vào cuối phiên làm việc buổi sáng thì sẽ bị phải chờ thêm hai tiếng nghỉ trưa và cộng thêm thời gian chờ đợi đến lượt nhận kết quả khoảng 30 phút nữa.
Một số lưu ý
Khi làm thủ tục giấy tờ trên Đại sứ quán bạn nên trực tiếp xem các giấy tờ cần thiết trên trang chủ của đại sứ quán và chuẩn bị theo đó.Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo các tiền bối đã có kinh nghiệm làm giấy tờ trước đó để tránh được những thiếu sót.
Lưu ý số 2
Ảnh trên đây là cửa phụ nơi bạn lên quầy làm thủ tục giấy tờ tại Đại sứ quán.Từ cổng chính bạn đi về phía bên phải, rẽ vào ngõ đầu tiên và đi thêm một đoạn là sẽ thấy cổng phụ này.
Số lượng người chờ làm thủ tục giấy tờ trên Đại sứ quán khá đông, bao gồm cả người Việt Nam và người Nhật nữa.Đề phòng trường hợp lượng người làm thủ tục đông thời gian chờ lâu và thiếu giấy tờ cần thiết (có thể bổ sụng trong ngày) bạn nên đến sớm nhất có thể để nhanh chóng hoàn thành thủ tục.
Lưu ý số 3
Khi đến làm thủ tục tại Đại sứ quán bạn hãy lại máy lấy số thứ tự và nhận số của mình tại đó.Khi đến lượt sẽ hiển thị số trên màn hình thông báo đồng thời gọi trên loa để bạn biết.
Trên Đại sứ quán Tokyo chỉ có 3 quầy làm việc.Mỗi quầy sẽ phụ trách một mảng giấy tờ riêng.Bạn sẽ được gọi đến quầy nào phụ thuộc vào loại giấy tờ mà bạn làm.
Lưu ý số 4
Tại quầy nhận kết quả bạn sẽ nhận được cả hộ chiếu cũ (đã cắt góc) và hộ chiếu mới.Bạn hãy kiểm tra lại thông tin ghi trong hộ chiếu đã chính xác chưa rồi hãy ra về.Nếu có sai sót gì bên Đại sứ quán sẽ sửa ngay cho bạn.
Lưu ý số 5
Theo quy định thì Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật chi nhánh Tokyo sẽ phụ trách giải quyết thủ tục giấy tờ cho công dân Việt Nam hiện đang sinh sống thuộc các tỉnh sau của Nhật Bản :
Hokkaido; Aomori; Iwate; Miyagi; Akita; Yamagata; Fukushima; Ibaraki; Tochigi; Gunma; Saitama; Chiba; Tokyo; Kanagawa; Niigata; Toyama; Ishikawa; Fukui; Yamanashi; Nagano; Gifu; Shizuoka; Aichi; Kyoto, Hyogo, Shiga, Nara, Wakayama; Mie; Tottori; Shimane; Okayama; Hiroshima; Yamaguchi; Tokushima; Kagawa; Ehime; Kochi.
Các tỉnh còn lại do Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật ở Osaka và Fukuoka đảm nhận.Dưới đây là địa chỉ của hai Tổng lãnh sự quán Việt Nam.
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka
- 〒590-0952 大阪府堺市堺区市之町東4-2-15/ 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka/590-0952
Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka
- 〒810-0801 福岡市博多区中洲5-3-8 アクア博多4階/ Aqua Hakata Building, 4 Floor, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka/810-0801
Kết luận
Thủ tục xin cấp đổi hộ chiếu mới khá đơn giản, giấy tờ cần chuẩn bị cũng không nhiều và có thể dễ dàng chuẩn bị trước.Bạn hãy đọc kĩ phần lưu ý mà mình đã ghi ở trên để không xảy ra sai sót gì nhé.
Chúc bạn làm thủ tục suôn sẻ và nhanh chóng nhận được hộ chiếu mới.
